Respuesta exacta: guardado durante al menos 5 a 60 años
El registro académico de un estudiante (a veces denominado transcripción u hoja de calificaciones) es un registro completo de todos los cursos académicos tomados y las calificaciones obtenidas por un estudiante durante su inscripción en la escuela.
En los Estados Unidos, los expedientes académicos los genera y maneja la oficina de registro de la escuela secundaria, colegio o universidad local.
La transcripción enumerará cada curso tomado, la calificación obtenida por ese curso y los créditos otorgados. En algunos casos (especialmente en el nivel postsecundario), las calificaciones pueden ir acompañadas de evaluaciones narrativas de los profesores que han enseñado al estudiante en cuestión.
¿Cuánto tiempo mantienen las escuelas los registros de los estudiantes?
| Tipo de Propiedad | Duración |
| Almacenamiento de registros de estudiantes | 5 a 60 años |
| Expedientes académicos | Periodo indefinido |
En general, las escuelas conservan los registros de los estudiantes durante unos siete años. Sin embargo, se pueden mantener algunos registros por períodos más largos debido a la naturaleza específica de la información; por ejemplo, una escuela puede guardar las transcripciones indefinidamente para seguir el progreso académico de un estudiante.
Las transcripciones oficiales también mostrarán los títulos recibidos y los honores otorgados al graduado. Además, se pueden enviar copias de las transcripciones a otras instituciones educativas.
La mayoría de las escuelas conservan los registros de los estudiantes durante 60 años. Sin embargo, algunos estados tienen leyes más estrictas que requieren que los registros se mantengan por más tiempo. Además, las escuelas pueden mantener ciertos registros (como las transcripciones) de forma indefinida.
La importancia de los registros no puede ser subestimada.
Se requieren transcripciones para casi todos los procesos de solicitud más allá de la escuela secundaria. Ya sea que se postule a la universidad, escuela de posgrado, facultad de derecho o Facultad de Medicina, tener un registro preciso y completo de los logros académicos es clave. Además, muchos empleadores solicitarán copias de las transcripciones como parte del proceso de solicitud de empleo.
Incluso más allá de ese uso práctico, las transcripciones reflejan la carrera académica de uno. Muestran cuánto se ha trabajado y cuáles son los resultados.
Por lo tanto, las escuelas mantienen registros de los estudiantes para seguir el progreso académico y determinar la elegibilidad para ciertos programas y becas. Los registros también se utilizan para identificar a los estudiantes que pueden necesitar asistencia o apoyo adicional. Además, algunos colegios y universidades requieren expedientes académicos de las escuelas secundarias para considerar a un solicitante de admisión.
¿Por qué las escuelas mantendrían registros de los estudiantes durante tanto tiempo?
La necesidad de registros varía según el estado y, a veces, según la escuela; por ejemplo, en algunos estados, las leyes exigen que las escuelas realicen un seguimiento del progreso de los estudiantes a través del sistema para que puedan estar mejor preparados cuando ingresen a la universidad oa un tipo diferente de sistema educativo (como el vocacional).
Otras veces, es porque el distrito quiere asegurarse de que todos sus estudiantes sean contabilizados, especialmente aquellos que se fueron sin graduarse o aquellos que fueron educados en el hogar.
También podría haber razones de seguridad detrás de mantener registros detallados de estudiantes individuales: al igual que los bancos mantienen la información de la cuenta de todos los que tienen una cuenta con ellos, las escuelas quieren acceder a datos específicos sobre cada estudiante.
Otra razón simple es que las escuelas necesitan registros de los estudiantes para brindarles una imagen clara y precisa de su desempeño académico y el progreso que están logrando. Uno puede usar estos registros para ayudar a mejorar las oportunidades de aprendizaje de los estudiantes en el futuro, lo que en última instancia conduce a mejores resultados para todos los involucrados.
Hay una variedad de circunstancias en las que uno puede compartir registros de estudiantes. Por lo general, los distritos escolares divulgarán los registros de los estudiantes a terceros con el consentimiento por escrito de los padres o tutores del estudiante.
Sin embargo, hay excepciones para esta regla; por ejemplo, los distritos escolares pueden divulgar los expedientes de los estudiantes sin el consentimiento de los padres en caso de emergencia o cuando lo exija la ley. Además, los distritos escolares pueden divulgar los expedientes de los estudiantes a otras agencias o instituciones para investigación o evaluación de programas.
Conclusión
Hay muchos beneficios de mantener los registros de los estudiantes. Uno de los beneficios más importantes es que permite a los educadores realizar un seguimiento del progreso académico de un estudiante a lo largo del tiempo e identificar cualquier área de dificultad. Se puede usar esta información para proporcionar apoyo específico para ayudar al estudiante a tener éxito.
Otro beneficio importante de mantener registros de los estudiantes es que uno puede usarlos para probar el rendimiento académico. Esto puede ser útil para los estudiantes que desean solicitar becas o ingresar a escuelas de posgrado u otros programas profesionales.
Finalmente, mantener los registros de los estudiantes proporciona a los educadores datos que se pueden usar para medir el desempeño escolar y tomar decisiones importantes sobre el plan de estudios y la instrucción a largo plazo y para futuros estudiantes.
Referencias
- https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/106342669900700105
- https://academic.oup.com/acn/article/19/2/227/2358?login=true
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