¿Cuánto tiempo tenemos que mantener registros comerciales (y por qué)?

Respuesta exacta: 3 a 6 años

Los registros comerciales se refieren a aquellos documentos que pueden utilizarse para futuras referencias por cualquier motivo. Pueden ser libros de cuentas o simplemente certificados gubernamentales a la organización empresarial con respecto a la conducción de sus deberes comerciales. Pueden resumirse como aquellos instrumentos que registran un acto, una restricción o un evento relacionado con la importancia del negocio.

Además de los documentos oficiales, los documentos comerciales también incluyen actas de reuniones comerciales, memorandos y acuerdos de trabajo. Aunque mantener registros es un acto indiscutiblemente aburrido, ciertamente podría ayudar en futuros litigios y planificar el futuro del negocio.

¿Cuánto tiempo tenemos que mantener los registros comerciales?

¿Cuánto tiempo tenemos que mantener los registros comerciales?

Tipo de registros comercialesTiempo de almacenamiento
Registros de impuestos comerciales
A. Declaraciones de impuestos anteriores3 años
B. Recibos3 años
C. Registros comerciales diversos3 años
Si el IRS encuentra un error6 años
Registros de impuestos sobre la nómina
A. Salarios4 años
B. Hojas de tiempo4 años
C. Pagos de Pensiones4 años
D. Registros de impuestos sobre el empleo4 años
Si el IRS encuentra un error6 años
Archivos de empleados actuales Después de que el empleado se va
A. En el curso normal de los negocios7 años
B. Si el empleado tiene un accidente y reclama una indemnización10 años
negocio operativo
A. Caja registradora7 años
B. Facturas7 años
C. Registros de depósitos (tanto efectivo como crédito)7 años
D. Comprobantes de pago (incluidos cheques cancelados)7 años
E. Registros bancarios7 años
F. Cuentas por pagar7 años
G. Cuentas por cobrar7 años
H. Registros relacionados con transacciones de caja chica7 años
libros de cuentasIndefinidamente
Registros de propiedadIndefinidamente

Los registros comerciales de una organización comercial se pueden clasificar en seis tipos principales. Estos son los registros de impuestos, los registros de impuestos sobre la nómina, los archivos de los empleados, los libros de cuentas, los documentos relacionados con el negocio operativo de la empresa y los documentos relacionados con la propiedad de la empresa.

La mayoría de los registros comerciales no se necesitan durante más de 10 años. El IRS requiere que la mayoría de los registros se almacenen solo durante tres años. Sin embargo, si notan algún probable error o fraude en los documentos, solicitan a la empresa que almacene esas cuentas por más de 6 años. Al contrario de esto, la propiedad y los estados financieros deben almacenarse para siempre.

¿Por qué tenemos que mantener registros comerciales durante tanto tiempo?

La custodia de los registros comerciales es esencial para que, en el futuro, puedan consultarse fácilmente según la necesidad. Algunos registros comerciales están legalmente obligados a conservarse durante un período determinado, mientras que otros documentos deben almacenarse para futuras referencias propias de la empresa.

El IRS es el organismo estadounidense y exige que los registros de impuestos se almacenen durante tres años. Además de eso, si cometen alguna falta, también pueden pedir legalmente a la empresa que la almacene por ciertos períodos adicionales.

Los registros comerciales son un elemento decisivo crucial para la gestión de cualquier organización. Es en base a las actividades pasadas del negocio y sus consecuencias, que la gerencia acuerda las futuras. Por lo tanto, los futuros registros comerciales sirven como luces de guía para el negocio que necesita almacenar.

Por otro lado, hay documentos relacionados con el establecimiento del negocio que se requiere que se mantengan infinitamente. Sin embargo, en el verdadero sentido, solo deben almacenarse hasta la licuefacción o disolución de la empresa.

Los registros relacionados con la propiedad del negocio también juegan un papel importante en la planificación de la sucesión del negocio. Podría ser un factor crucial en la planificación del papel de las generaciones futuras en la empresa.

Conclusión

El tiempo durante el cual se deben almacenar los registros comerciales depende de sus características.

Si se trata de un registro fiscal, debe conservarse durante tres años. Si es un libro de cuentas, se necesitará indefinidamente. Si se trata de un registro del negocio operativo de la empresa, debe almacenarse durante al menos siete años.

Si se trata de un documento relativo al establecimiento de una empresa, debe almacenarse indefinidamente. Si se trata de un registro relacionado con los empleados, debe almacenarse durante siete años.

Referencias

  1. https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
  2. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375

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