¿Cuánto tiempo conservar los documentos (y por qué)?

Respuesta exacta: 3 a 7 años

En este mundo electrónico, todos los asuntos están disponibles en modo en línea o fuera de línea. Esto también incluye los estados financieros, facturas, boletos, declaraciones de impuestos y muchos documentos esenciales. Tenían que ser preservados de acuerdo a su importancia.

Proteger los documentos necesarios puede parecer más difícil para muchas personas. Cada día ocurre un caso de quiebra, robo, cibercrimen y otras actividades fraudulentas.

Algunas personas creen que los documentos deben destruirse de antemano para que nadie pueda acceder a ellos tanto en línea como fuera de línea.

Los documentos esenciales deben ser destruidos después de conservarlos por un cierto período o después de que se vuelvan inservibles.

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¿Cuánto tiempo conservar los documentos?

Tiposperiodo
Almacenamiento de documentosDe tres a siete años
Registros bancarios y documentos de devolución de impuestosMás de una década

Cuando la vida financiera se vuelve complicada, se vuelve difícil para una persona saber cuánto tiempo almacenar documentos y cuándo deshacerse de ellos. Las declaraciones de impuestos son la parte más importante del historial financiero de una persona que debe mantenerse almacenada.

Por definición, un documento es un registro o archivo de un evento o cosa requerida en cada camino de la vida que tiene que ser almacenado de manera segura de acuerdo a su requerimiento. Estos incluyen facturas, testamentos, órdenes ejecutivas, especificaciones de productos y muchos otros.

Se debe conservar una copia impresa o electrónica de la declaración de impuestos y cualquier pago realizado al gobierno durante toda la vida. Es mejor mantener un registro de los principales eventos financieros, como las presentaciones o documentos legales, para permanecer seguro.

Las personas pueden acceder fácilmente a sus documentos sin papel en línea y almacenarlos de forma segura. Después de presentar una declaración, el IRS puede solicitar documentación de respaldo durante algunos años de acuerdo con las condiciones de presentación. Una de las buenas ideas es almacenar los documentos relacionados con las declaraciones de impuestos, como los archivos bancarios y de corretaje, los gastos de matrícula y las facturas de donaciones caritativas durante tres a siete años.

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Los extractos bancarios y de crédito regulares deben almacenarse en línea si alguien quiere no usar papel. Además, los talones de pago deben guardarse en un lugar seguro cuando llega la temporada de impuestos para cumplir con la exactitud del formulario exigido.

No es obligatorio conservar las facturas de la casa y del teléfono celular durante un período prolongado para efectos fiscales. Deben eliminarse después de que se hayan verificado los pagos.

¿Por qué conservar los documentos durante tanto tiempo?

Es muy importante mantener seguros los documentos en formato digital o en modo papel. En esta era digital, el método electrónico puede ser útil y dañino al mismo tiempo. Puede haber robos, delitos cibernéticos, fraudes por los cuales uno puede perder todos los archivos importantes.

Para almacenar el documento digitalmente, uno debe mantenerlo seguro con una contraseña compleja. La contraseña proporcionada debe ser diferente a las utilizadas en otras cuentas de redes sociales.

Uno no debe simplemente tirar los documentos privados en una gran pila, ya que pueden ser robados. Deben invertirse en una trituradora de corte transversal para destruir los rastros de los papeles personales.

El almacenamiento de documentos en modo digital puede ser útil ya que controla el crecimiento de los archivos y minimiza el espacio de almacenamiento. La gestión de registros puede ayudar a mantener la confidencialidad de los documentos y protegerlos.

Los documentos físicos pueden consumir más gastos y costar más tiempo para encontrar el documento requerido. En modo digital, se reducen los costos operativos y también se mejora la eficiencia de los empleados.

Los documentos también se pueden eliminar en caso de que el sistema falle o ingrese un virus. Pueden perderse si olvidaron sus nombres de usuario y contraseñas para acceder a él. Puede haber riesgo de delitos cibernéticos y entradas de datos duplicados en el sistema.

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Conclusión

Cuando los negocios crecen y se amplían, los registros también siguen aumentando y se vuelve difícil para la empresa almacenarlos físicamente. Los papeles también se dañan después de unos meses debido a situaciones de incendio o inundación.

Por lo tanto, deben almacenarse digitalmente con contraseñas complejas para permanecer fuera de peligro.

Los estados financieros, las facturas importantes y las declaraciones de impuestos deben conservarse permanentemente para presentarlos ante el gobierno en momentos de necesidad. En los teléfonos inteligentes, el documento se guarda en Google Drive o Microsoft Onedrive. Por lo tanto, el sistema debe contener software antivirus para prevenir virus.

Es importante mantener los registros correctamente para que nadie pueda hacer un mal uso de ellos.

Referencias

  1. https://www.jstor.org/stable/24980135

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