Berapa Lama Sekolah Menyimpan Catatan Siswa (Dan Mengapa)?

Jawaban Tepat: Disimpan Selama Setidaknya 5 Sampai 60 Tahun

Catatan akademik siswa (kadang-kadang disebut sebagai transkrip atau lembar nilai) adalah catatan lengkap dari semua kursus akademik yang diambil dan nilai yang diperoleh siswa selama pendaftaran sekolah mereka. 

Di Amerika Serikat, transkrip dibuat dan ditangani oleh Kantor Pendaftaran Sekolah Menengah Atas, Perguruan Tinggi, atau Universitas setempat.

Transkrip akan mencantumkan setiap kursus yang diambil, nilai yang diperoleh untuk kursus itu, dan kredit apa pun yang diberikan. Dalam beberapa kasus (terutama di tingkat pasca sekolah menengah), nilai dapat disertai dengan evaluasi naratif dari profesor yang telah mengajar siswa tersebut. 

Berapa Lama Sekolah Menyimpan Catatan Siswa?

Generally, schools keep student records for about seven years. However, one may keep some records for longer periods due to the specific nature of the information; for example, a school may keep transcripts indefinitely to track a student’s academic progress.

Transkrip resmi juga akan menunjukkan gelar yang diterima dan penghargaan apa pun yang diberikan kepada lulusan. Selain itu, seseorang dapat mengirim salinan transkrip ke lembaga pendidikan lain.

Sebagian besar sekolah menyimpan catatan siswa selama 60 tahun. Namun, beberapa negara bagian memiliki undang-undang yang lebih ketat yang mengharuskan catatan disimpan lebih lama. Selain itu, sekolah dapat menyimpan catatan tertentu (seperti transkrip) tanpa batas waktu. 

Pentingnya catatan tidak dapat diremehkan.

Transkrip diperlukan untuk hampir setiap proses aplikasi di luar sekolah menengah. Apakah mendaftar ke perguruan tinggi, sekolah pascasarjana, sekolah hukum, atau sekolah kedokteran, memiliki catatan prestasi akademik yang akurat dan lengkap adalah kuncinya. Selain itu, banyak pemberi kerja akan meminta salinan transkrip sebagai bagian dari proses lamaran kerja.

Bahkan di luar penggunaan praktis itu, transkrip mencerminkan karier akademis seseorang. Mereka menunjukkan seberapa keras seseorang telah bekerja dan apa hasilnya.

Oleh karena itu, sekolah menyimpan catatan siswa untuk melacak kemajuan akademik dan menentukan kelayakan untuk program dan beasiswa tertentu. Catatan juga digunakan untuk mengidentifikasi siswa yang mungkin membutuhkan bantuan atau dukungan tambahan. Selain itu, beberapa perguruan tinggi dan universitas memerlukan transkrip dari sekolah menengah untuk mempertimbangkan pelamar untuk masuk.

Mengapa Sekolah Menyimpan Catatan Siswa Begitu Lama?

Kebutuhan akan catatan bervariasi menurut negara bagian dan kadang-kadang oleh sekolah; misalnya, di beberapa negara bagian, undang-undang mengamanatkan agar sekolah melacak kemajuan siswa melalui sistem tersebut sehingga mereka dapat dipersiapkan dengan lebih baik ketika mereka memasuki perguruan tinggi atau jenis sistem pendidikan yang berbeda (seperti kejuruan). 

Di lain waktu, itu karena kabupaten ingin memastikan semua siswa mereka dipertanggungjawabkan, terutama mereka yang mungkin telah pergi tanpa lulus atau mereka yang belajar di rumah. 

Mungkin juga ada alasan keamanan di balik menyimpan catatan terperinci tentang masing-masing siswa — seperti halnya bank menyimpan informasi rekening tentang setiap orang yang memiliki akun dengan mereka, sekolah menginginkan akses ke data spesifik tentang setiap siswa.

Alasan sederhana lainnya adalah bahwa sekolah memerlukan catatan siswa untuk memberikan gambaran yang jelas dan akurat tentang kinerja akademik mereka dan kemajuan yang mereka buat. Seseorang dapat menggunakan catatan ini untuk membantu meningkatkan kesempatan belajar siswa untuk bergerak maju, yang pada akhirnya mengarah pada hasil yang lebih baik bagi semua orang yang terlibat.

Ada berbagai keadaan di mana seseorang dapat berbagi catatan siswa. Biasanya, distrik sekolah akan mengungkapkan catatan siswa kepada pihak ketiga dengan persetujuan tertulis dari orang tua atau wali siswa. 

Namun, ada pengecualian untuk aturan ini; misalnya, distrik sekolah dapat mengungkapkan catatan siswa tanpa persetujuan orang tua dalam keadaan darurat atau bila diwajibkan oleh hukum. Selain itu, distrik sekolah dapat mengungkapkan catatan siswa ke lembaga atau lembaga lain untuk penelitian atau evaluasi program.

Kesimpulan

Ada banyak manfaat untuk menyimpan catatan siswa. Salah satu manfaat yang paling penting adalah memungkinkan pendidik untuk melacak kemajuan akademik siswa dari waktu ke waktu dan mengidentifikasi setiap bidang perjuangan. Satu dapat menggunakan informasi ini untuk memberikan dukungan yang ditargetkan untuk membantu siswa berhasil.

Manfaat penting lainnya dari menyimpan catatan siswa adalah bahwa seseorang dapat menggunakannya untuk membuktikan prestasi akademik. Ini dapat membantu siswa yang ingin mengajukan beasiswa atau masuk ke sekolah pascasarjana atau program profesional lainnya.

Terakhir, memelihara catatan siswa memberikan pendidik dengan data yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja sekolah dan membuat keputusan penting tentang kurikulum dan pengajaran dalam jangka panjang dan untuk siswa masa depan.

Referensi

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/106342669900700105 
2. https://academic.oup.com/acn/article/19/2/227/2358?login=true