Berapa Lama Untuk Menyimpan Dokumen (Dan Mengapa)?

Jawaban Tepat: 3 Sampai 7 Tahun

Di dunia elektronik ini, setiap hal tersedia dalam mode online atau offline. Ini juga termasuk laporan keuangan, tagihan, tiket, pengembalian pajak, dan banyak dokumen penting. Mereka harus dilestarikan sesuai dengan kepentingannya.

Melindungi dokumen yang diperlukan mungkin tampak sulit bagi banyak orang. Setiap hari terjadi kasus kebangkrutan, pencurian, kejahatan dunia maya, dan aktivitas penipuan lainnya.

Sebagian orang percaya bahwa kertas-kertas tersebut harus dimusnahkan terlebih dahulu agar tidak dapat diakses oleh siapapun baik online maupun offline.

Dokumen penting tersebut harus dimusnahkan setelah disimpan dalam jangka waktu tertentu atau setelah menjadi tidak berguna.

Berapa Lama Untuk Menyimpan Dokumen?

Ketika kehidupan finansial semakin rumit, menjadi sulit bagi seseorang untuk mengetahui berapa lama untuk menyimpan dokumen dan kapan harus membuangnya. Pengembalian pajak adalah bagian terpenting dari sejarah keuangan seseorang untuk disimpan.

Menurut definisi, dokumen adalah catatan atau file dari suatu peristiwa atau hal yang diperlukan dalam setiap jalur kehidupan yang harus disimpan dengan aman sesuai dengan kebutuhan mereka. Ini termasuk faktur, surat wasiat, perintah eksekutif, spesifikasi produk, dan banyak lainnya.

Seseorang harus menyimpan salinan keras atau elektronik dari pengembalian pajak dan pembayaran apa pun yang dilakukan kepada pemerintah seumur hidup. Lebih baik menyimpan catatan peristiwa keuangan utama seperti pengajuan hukum atau dokumen agar tetap aman.

Orang dapat dengan mudah mengakses dokumen tanpa kertas mereka secara online dan menyimpannya dengan aman. Setelah mengajukan pengembalian, IRS dapat meminta dokumentasi pendukung selama beberapa tahun sesuai dengan persyaratan pengarsipan. Salah satu ide yang baik adalah menyimpan dokumen yang terkait dengan pengembalian pajak seperti file bank dan pialang, biaya kuliah, dan tagihan sumbangan amal selama tiga hingga tujuh tahun.

Bank biasa dan laporan kredit harus disimpan secara online jika seseorang ingin menjadi paperless. Juga, slip gaji harus disimpan dengan aman ketika musim pajak tiba untuk memenuhi keakuratan formulir yang diminta.

Tidak perlu menyimpan tagihan rumah dan tagihan ponsel dalam waktu lama untuk keperluan pajak. Mereka harus dibuang setelah pembayaran diverifikasi.

Mengapa Menyimpan Dokumen Selama Itu?

Sangat penting untuk menjaga keamanan dokumen dalam format digital atau mode kertas. Di era digital ini, metode elektronik dapat bermanfaat sekaligus berbahaya. Mungkin ada pencurian, kejahatan dunia maya, penipuan di mana seseorang dapat kehilangan setiap file penting.

Untuk menyimpan dokumen secara digital, seseorang harus menyimpannya dengan kata sandi yang rumit. Password yang diberikan harus berbeda dengan yang digunakan di akun media sosial lainnya.

Seseorang tidak boleh membuang dokumen pribadi dalam tumpukan besar karena dapat ditangkap oleh pencurian. Mereka harus diinvestasikan dalam penghancur kertas untuk menghancurkan jejak kertas pribadi.

Menyimpan dokumen dalam mode digital dapat berguna karena mengontrol pertumbuhan file dan meminimalkan ruang penyimpanan. Manajemen arsip dapat membantu menjaga kerahasiaan dokumen dan mengamankannya.

Dokumen fisik dapat menghabiskan lebih banyak pengeluaran dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menemukan dokumen yang diperlukan. Dalam mode digital, biaya operasi berkurang dan efisiensi karyawan juga ditingkatkan.

Dokumen juga dapat dihapus jika sistem gagal atau virus masuk ke dalamnya. Mereka mungkin hilang jika mereka lupa nama pengguna dan kata sandi mereka untuk mengaksesnya. Mungkin ada risiko kejahatan dunia maya dan entri data duplikat dalam sistem.

Kesimpulan

Ketika bisnis tumbuh dan menjadi lebih luas, arsip juga terus meningkat dan sulit bagi perusahaan untuk menyimpannya secara fisik. Koran juga rusak setelah beberapa bulan karena situasi kebakaran atau banjir.

Oleh karena itu, mereka harus disimpan secara digital dengan kata sandi yang rumit agar terhindar dari bahaya.

Laporan keuangan, tagihan penting, dan pengembalian pajak harus disimpan secara permanen untuk disajikan di hadapan pemerintah pada saat dibutuhkan. Di ponsel cerdas, dokumen disimpan di Google Drive atau Microsoft Onedrive. Oleh karena itu, sistem harus berisi perangkat lunak antivirus untuk mencegah virus.

Sangat penting untuk memelihara catatan dengan benar sehingga tidak ada yang bisa memanfaatkannya dengan buruk.

Referensi

1. https://www.jstor.org/stable/24980135