Diferencia entre cuentas por pagar y libro mayor (con tabla)

Las empresas y organizaciones realizan un seguimiento de todas las obligaciones y deudas contraídas con prestamistas y proveedores en el libro mayor de cuentas por pagar, que forma parte del libro mayor general. Los contadores y auditores realizan un seguimiento de estas cuentas financieras para monitorear los flujos de ingresos entrantes y existentes de sus negocios.

Si comprende cómo las organizaciones utilizan la hoja de cuentas por pagar, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.

Respondemos numerosas inquietudes comunes sobre los libros mayores de cuentas por pagar en esta publicación, incluido para qué se usan estos datos y cómo puede usar el libro mayor de cuentas por pagar para comprender mejor estos datos financieros críticos.

Cuentas por pagar vs libro mayor

La principal diferencia entre las cuentas por pagar y el libro mayor es que las cuentas por pagar forman parte del libro mayor, que detalla la deuda de la empresa que debe pagarse. Por otro lado, el libro mayor mantiene el registro de los datos financieros de las empresas verificados mediante un balance de comprobación. 

Cuentas por pagar significa que una cuenta está presente en el libro mayor, que incluye todos los detalles del deber de la empresa de liquidar las deudas con los prestamistas. En el sector empresarial, significa liquidar los pagos adeudados por la empresa a los acreedores. 

Por otro lado, el libro mayor ejemplifica el mantenimiento de registros de la información financiera de la empresa, incluidas todas las deudas y registros crediticios examinados por los juicios. Mantiene todos los registros de las transacciones financieras que ocurrieron durante la vida de la empresa operadora.

Tabla de comparación entre cuentas por pagar y libro mayor

¿Qué son las cuentas por pagar?

El saldo total de las cuentas por pagar de una corporación en un momento dado se reflejará en la columna de débito total de su balance. Las cuentas por pagar incluyen deudas que deben liquidarse en un período de tiempo determinado para evitar el fracaso. 

Las cuentas por pagar se relacionan con los pagos de deuda a corto plazo por pagar a los proveedores a nivel comercial. La cuenta por pagar es efectivamente un pagaré a corto plazo entre dos empresas o entidades. El lado opuesto mantendría la información como un aumento correspondiente en sus cuentas por cobrar.

En el balance de una empresa de este tipo, las cuentas por pagar son fundamentales. Si las cuentas por pagar son mayores que las del período anterior, sugiere que la corporación está comprando más productos o servicios a préstamo en lugar de pagar en efectivo.

Cuando las cuentas por pagar de una empresa caen, sugiere que está pagando los préstamos del período anterior más rápido que comprando cosas nuevas a crédito. La gestión de cuentas por pagar es crucial para la gestión financiera de una empresa.

¿Qué es un libro mayor? 

Un libro mayor es la piedra angular de un sistema de contabilidad que almacena y organiza la información financiera necesaria para preparar los estados financieros de una empresa. Como lo especifica el sistema de contabilidad de la empresa, a los titulares de cuentas individuales del libro auxiliar se les acreditan las transacciones.

Posteriormente, las transacciones se cierran o se resumen en el libro mayor. El contador crea un informe financiero que resume los saldos de cada cuenta contable.

El estado financiero se verifica en busca de inexactitudes y se modifica según sea necesario agregando más entradas, y luego se utiliza el balance de prueba modificado para construir la información financiera.

La técnica de contabilidad de partida doble es utilizada por organizaciones donde cada transferencia de dinero afecta al menos a dos libros auxiliares, y cada uno debe tener al menos una operación de débito y crédito. 

Los asientos de diario son transacciones de doble entrada escritas en dos columnas con saldos deudores a la izquierda y datos de crédito a la derecha, y la suma de todas las entradas por cobrar y por pagar debe ser igual. 

A este formato le sigue el balance, que muestra información a nivel de transacción. Muchas cuentas de activos, como efectivo y cuentas por cobrar, se enumeran principalmente en la parte de pasivos a corto plazo de los registros contables.

Principales diferencias entre las cuentas por pagar y el libro mayor

1. El libro de cuentas por pagar es parte del libro mayor de una empresa, que realiza un seguimiento de todas las operaciones monetarias en las cuentas del libro mayor de cuentas por cobrar y por pagar. Aún así, el libro mayor realiza un seguimiento de todo el flujo de efectivo entrante y existente.
2. Se pueden agregar muchos libros auxiliares al libro de cuentas por pagar para realizar un seguimiento de cada obligación o deuda que controla una corporación.
3. El libro mayor no incluye información sobre cada transacción de débito o crédito. Por el contrario, el libro mayor de cuentas por pagar brinda una imagen detallada de las deudas de una empresa, las transacciones con tarjetas de crédito y la salida de flujo de efectivo.
4. Las cuentas por pagar se observan en los estados financieros de una empresa, y debido a que representan dinero obligado a pagar a otros, las personas se registran como un pasivo corriente. Al mismo tiempo, la empresa que opera un método de mantenimiento de registros de doble entrada utiliza el procedimiento del libro mayor para almacenar información financiera comercial.
5. El libro mayor mantiene la información financiera y no financiera de una organización. El libro mayor tiene una o incluso más páginas para cada cuenta. Por el contrario, el propósito principal de una sección de cuentas por pagar es organizar y monitorear las transacciones entre una empresa y los proveedores y garantizar que todos los saldos impagos de los proveedores sean aceptados, procesados ​​y liquidados.

Conclusión

Hay entradas específicas generadas por el sistema junto con la entrada manual de datos con procesos automatizados de cuentas. Como resultado, los libros de contabilidad de un sistema ERP integral incluirán entradas de numerosos subsistemas vinculados a un libro de contabilidad. 

Con el desarrollo de la tecnología, la noción de cuentas por pagar y libro mayor primario también se ha vuelto crítica. Toda la entrada de datos se realiza en un sistema separado y solo se envía un extracto a los estados financieros.