Sự khác biệt giữa Tài khoản phải trả và Sổ cái chung (Có bảng)

Các doanh nghiệp, tổ chức theo dõi mọi nghĩa vụ, công nợ với người cho vay, nhà cung cấp trong sổ cái tài khoản phải trả, một phần của sổ cái. Kế toán viên và kiểm toán viên theo dõi các tài khoản tài chính này để theo dõi dòng thu nhập hiện tại và đầu vào của doanh nghiệp họ.

Nếu bạn hiểu cách các tổ chức sử dụng bảng tài khoản phải trả thì bạn cần lưu ý một số điều.

Chúng tôi trả lời nhiều mối quan tâm chung về sổ cái các khoản phải trả trong bài đăng này, bao gồm cả những dữ liệu này được sử dụng cho mục đích gì và cách bạn có thể sử dụng sổ cái các khoản phải trả để hiểu rõ hơn về dữ liệu tài chính quan trọng này.

Tài khoản phải trả so với Sổ cái chung

Sự khác biệt chính giữa các tài khoản phải trả và sổ cái chung là các tài khoản phải trả là một phần của sổ cái chung, trong đó nêu chi tiết khoản nợ của công ty cần phải thanh toán. Mặt khác, sổ cái chung lưu giữ hồ sơ dữ liệu tài chính của các công ty được xác minh bằng số dư dùng thử. 

Tài khoản phải trả có nghĩa là một tài khoản có trong sổ cái chung, bao gồm tất cả các chi tiết về nghĩa vụ của công ty trong việc giải quyết các khoản nợ cho người cho vay. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều đó có nghĩa là thanh toán các khoản đến hạn của công ty cho các chủ nợ. 

Mặt khác, sổ cái chung thể hiện việc lưu giữ hồ sơ thông tin tài chính của công ty, bao gồm tất cả các khoản nợ và hồ sơ tín dụng đã được kiểm tra bằng các thử nghiệm. Nó lưu giữ tất cả các hồ sơ về các giao dịch tài chính xảy ra trong suốt thời gian hoạt động của công ty.

Bảng So Sánh Giữa Các Khoản Phải Trả Và Sổ Cái

Tài khoản phải trả là gì?

Tổng số dư tài khoản phải trả của một công ty tại một thời điểm nhất định sẽ được phản ánh trong cột tổng nợ của bảng cân đối kế toán. Các khoản phải trả bao gồm các khoản nợ phải được thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định để tránh thất bại. 

Các khoản phải trả liên quan đến các khoản nợ ngắn hạn phải trả cho nhà cung cấp ở cấp độ kinh doanh. Khoản phải trả thực sự là một IOU ngắn hạn giữa hai doanh nghiệp hoặc tổ chức. Phía đối lập sẽ giữ thông tin như một sự gia tăng tương ứng trong các khoản phải thu của mình.

Trong bảng cân đối kế toán của một công ty như vậy, các khoản phải trả là rất quan trọng. Nếu các khoản phải trả nhiều hơn kỳ trước, điều đó cho thấy công ty đang mua thêm sản phẩm hoặc dịch vụ dưới hình thức cho vay thay vì trả bằng tiền mặt.

Khi các khoản phải trả của một công ty giảm xuống, điều đó cho thấy công ty đang trả hết các khoản vay kỳ trước nhanh hơn so với việc mua những thứ mới bằng tín dụng. Quản lý tài khoản phải trả là rất quan trọng đối với quản lý tài chính của công ty.

Sổ cái là gì? 

Sổ cái chung là nền tảng của hệ thống kế toán lưu trữ và tổ chức thông tin tài chính cần thiết để lập báo cáo tài chính của công ty. Theo hệ thống kế toán của công ty quy định, chủ tài khoản sổ cái phụ cá nhân được ghi có vào các giao dịch.

Các giao dịch sau đó được đóng lại hoặc tóm tắt trong sổ cái chung. Kế toán lập báo cáo tài chính tóm tắt số dư của từng tài khoản sổ cái.

Báo cáo tài chính được xác minh về những điểm không chính xác và được thay đổi theo yêu cầu bằng cách bổ sung thêm các mục nhập và số dư dùng thử đã sửa đổi sau đó được sử dụng để xây dựng thông tin tài chính.

Kỹ thuật kế toán ghi sổ kép được sử dụng bởi các tổ chức trong đó mỗi lần chuyển tiền sẽ tác động đến ít nhất hai sổ cái phụ và mỗi sổ cái phải có ít nhất một giao dịch ghi nợ và ghi có. 

Các mục nhật ký là các giao dịch ghi sổ kép được viết thành hai cột có số dư nợ ở bên trái và dữ liệu tín dụng ở bên phải, đồng thời tổng của tất cả các mục phải thu và phải trả phải bằng nhau. 

Định dạng này được theo sau bởi bảng cân đối kế toán, hiển thị thông tin ở cấp độ giao dịch. Nhiều tài khoản tài sản, chẳng hạn như tiền mặt và các khoản phải thu, được liệt kê chủ yếu trong phần nợ ngắn hạn của hồ sơ kế toán.

Sự khác biệt chính giữa các tài khoản phải trả và sổ cái chung

1. Sổ cái tài khoản phải trả là một phần của sổ cái chung của công ty, theo dõi tất cả các hoạt động tiền tệ trong các tài khoản sổ cái phải thu và phải trả. Tuy nhiên, sổ cái chung vẫn theo dõi tất cả các dòng tiền đến và hiện có.
2. Nhiều sổ cái phụ trợ có thể được thêm vào sổ cái tài khoản phải trả để theo dõi từng nghĩa vụ hoặc khoản nợ mà một công ty kiểm soát.
3. Sổ cái chung không bao gồm thông tin về mọi giao dịch ghi nợ hoặc tín dụng. Ngược lại, sổ cái các khoản phải trả đưa ra bức tranh chi tiết về các khoản nợ, giao dịch thẻ tín dụng và dòng tiền ra của công ty.
4. Các khoản phải trả được quan sát thấy trên báo cáo tài chính của công ty và vì chúng mô tả số tiền bắt buộc phải trả cho người khác nên mọi người được coi là khoản nợ hiện tại. Đồng thời, doanh nghiệp vận hành phương pháp ghi sổ kép sử dụng thủ tục sổ cái chung để dự trữ thông tin tài chính kinh doanh.
5. Sổ cái chung lưu giữ thông tin tài chính và phi tài chính của tổ chức. Sổ cái chung có một hoặc nhiều trang cho mỗi tài khoản. Ngược lại, mục đích chính của phần tài khoản phải trả là tổ chức và giám sát các giao dịch giữa công ty và nhà cung cấp và đảm bảo rằng tất cả số dư chưa thanh toán từ nhà cung cấp đều được chấp nhận, xử lý và giải quyết.

Kết luận

Có các đầu vào cụ thể do hệ thống tạo cùng với mục nhập dữ liệu thủ công với các quy trình tự động của tài khoản. Do đó, sổ cái của một hệ thống ERP toàn diện sẽ bao gồm các mục nhập từ nhiều hệ thống con được liên kết với một sổ cái. 

Với sự phát triển của công nghệ, khái niệm về tài khoản phải trả và sổ cái chung cơ bản cũng trở nên quan trọng. Tất cả dữ liệu được nhập diễn ra trên một hệ thống riêng biệt, chỉ có bản sao kê được gửi đến báo cáo tài chính.