Bản ghi nhớ là gì?
Bản ghi nhớ, viết tắt của bản ghi nhớ, là một tài liệu bằng văn bản được sử dụng để liên lạc nội bộ trong một tổ chức hoặc công ty. Nó phục vụ như một cách ngắn gọn và trang trọng để truyền đạt thông tin, chính sách, chỉ thị hoặc thông báo tới nhân viên hoặc đồng nghiệp.
Các khía cạnh chính của một bản ghi nhớ:
- Mục đích: Bản ghi nhớ truyền đạt thông tin hoặc quyết định quan trọng trong một tổ chức. Chúng có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như thông báo thay đổi chính sách, cung cấp thông tin cập nhật, chia sẻ tóm tắt cuộc họp hoặc đưa ra lời nhắc.
- Định dạng: Bản ghi nhớ tuân theo định dạng có cấu trúc, bao gồm các tiêu đề như “Tới”, “Từ”, “Ngày”, “Chủ đề” và nội dung thư. Chúng ngắn gọn và đi vào trọng tâm, vừa vặn trên một trang duy nhất.
- Thính giả: Bản ghi nhớ được chuyển hướng đến những người nhận cụ thể trong một tổ chức, chẳng hạn như các phòng ban, nhóm hoặc cá nhân. Chúng không dành cho các bên bên ngoài.
- Ngôn ngữ và giọng điệu: Ngôn ngữ được sử dụng trong bản ghi nhớ mang tính trang trọng nhưng có thể thay đổi tùy theo văn hóa tổ chức. Giọng điệu chuyên nghiệp và trực tiếp, tập trung vào sự rõ ràng và ngắn gọn.
- Ý nghĩa: Bản ghi nhớ được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm truyền tải thông báo, chia sẻ thông tin, làm rõ các thủ tục, ban hành chỉ thị và ghi lại các quyết định.
Thành phần của một bản ghi nhớ:
- Tiêu đề: Chứa các trường “Tới”, “Từ”, “Ngày” và “Chủ đề”.
- Giới thiệu: Cung cấp bối cảnh hoặc tổng quan ngắn gọn về mục đích của bản ghi nhớ.
- Thân hình: Bao gồm nội dung chính, chi tiết về thông điệp, thông báo hoặc thông tin.
- Kết luận: Có thể tóm tắt những điểm chính hoặc chỉ ra các bước tiếp theo nếu có.
- Đóng cửa: Thường bao gồm tên, chức danh và thông tin liên hệ của người gửi.
Tầm quan trọng và sử dụng:
Bản ghi nhớ là công cụ có giá trị để liên lạc nội bộ, cho phép các tổ chức phổ biến thông tin một cách hiệu quả và hiệu quả giữa các nhân viên. Chúng giúp duy trì tính minh bạch, truyền tải các thông tin cập nhật quan trọng và đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp tại nơi làm việc.
Email là gì?
Email, viết tắt của thư điện tử, là một phương thức trao đổi tin nhắn kỹ thuật số qua internet được sử dụng rộng rãi. Nó cho phép các cá nhân và doanh nghiệp gửi và nhận tin nhắn, tài liệu, hình ảnh và các tệp khác một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Các khía cạnh chính của email:
- Hệ thống nhắn tin: Email là một hình thức giao tiếp kỹ thuật số trong đó người dùng soạn thư bằng ứng dụng email hoặc ứng dụng web và gửi nó đến một hoặc nhiều người nhận bằng cách chỉ định địa chỉ email của họ.
- Địa chỉ: Địa chỉ email đóng vai trò là mã định danh duy nhất cho mỗi người dùng, ở định dạng “tên người dùng@domain.com.” Thư được định tuyến qua máy chủ và máy chủ email của người nhận sẽ truy xuất thư khi nó được gửi.
- Thành phần: Một email bao gồm các thành phần chính, bao gồm người gửi, người nhận, dòng chủ đề, nội dung thư, tệp đính kèm và siêu dữ liệu bổ sung (ngày, giờ, v.v.).
- Tập tin đính kèm: Người dùng có thể đính kèm tệp, tài liệu, hình ảnh và phương tiện khác vào email của họ, cho phép truyền thông tin bổ sung ngoài văn bản của tin nhắn.
- Công cụ tổ chức: Email có thể được sắp xếp bằng cách sử dụng các thư mục, nhãn hoặc danh mục để quản lý và phân loại thư, giúp việc xác định thông tin hoặc cuộc hội thoại cụ thể trở nên dễ dàng hơn.
- Sự liên lạc khẩn cấp: Email được gửi và nhận gần như ngay lập tức, cho phép liên lạc hiệu quả bất kể vị trí địa lý của người gửi hay người nhận.
Ứng dụng email và webmail:
- Email khách hàng: Đề cập đến phần mềm được cài đặt trên thiết bị (như Microsoft Outlook, Apple Mail hoặc Mozilla Thunderbird) được sử dụng để truy cập và quản lý email.
- Email trên web: Đề cập đến các dịch vụ email được truy cập thông qua trình duyệt web, như Gmail, Yahoo Mail hoặc Outlook.com.
Ý nghĩa và công dụng:
Email đã trở thành một phần không thể thiếu trong giao tiếp cá nhân và nghề nghiệp. Nó được sử dụng rộng rãi cho nhiều mục đích khác nhau bao gồm thư từ cá nhân, giao tiếp kinh doanh, tiếp thị, chia sẻ tệp, thông báo, bản tin, v.v.
Bảng so sánh giữa Bản ghi nhớ và Email
| Tính năng | Memo | |
|---|---|---|
| Phương tiện truyền thông | Tài liệu bằng văn bản được sử dụng để liên lạc nội bộ trong một tổ chức. | Phương thức liên lạc kỹ thuật số được sử dụng để gửi tin nhắn điện tử qua internet. |
| Định dạng | Có cấu trúc, bao gồm các tiêu đề như “Tới”, “Từ”, “Ngày”, “Chủ đề” và nội dung. | Linh hoạt, bao gồm các trường dành cho người gửi, người nhận, dòng chủ đề, nội dung thư và tệp đính kèm. |
| Khán giả | Hướng nội bộ đến những người nhận cụ thể trong một tổ chức (phòng ban, nhóm hoặc cá nhân). | Có thể được gửi đến cả người nhận bên trong và bên ngoài, tiếp cận đối tượng rộng hơn, bao gồm cả các cá nhân bên ngoài tổ chức. |
| Mục đích | Được sử dụng để truyền tải thông tin, chính sách, chỉ thị hoặc thông báo trong một tổ chức. | Phục vụ nhiều mục đích, bao gồm thư từ cá nhân, giao tiếp kinh doanh, tiếp thị, chia sẻ tệp, thông báo, bản tin, v.v. |
| Vật lý so với kỹ thuật số | Thông thường, một tài liệu hoặc ghi chú vật lý có thể được in và phân phát trong tổ chức. | Một tin nhắn kỹ thuật số có thể được gửi và nhận ngay lập tức qua internet bằng ứng dụng email hoặc dịch vụ webmail. |
| Hình thức và giọng điệu | Nhìn chung trang trọng trong ngôn ngữ và giọng điệu, chú trọng sự ngắn gọn và chuyên nghiệp. | Khác nhau về hình thức dựa trên mối quan hệ giữa người gửi và người nhận, cho phép sử dụng nhiều giọng điệu từ trang trọng đến thân mật. |
| Giao hàng tận nơi | Được giao tận tay hoặc lưu hành một cách vật lý trong tổ chức. | Được gửi ngay lập tức qua internet, với các tin nhắn được lưu trữ và truy xuất từ máy chủ email. |
| File đính kèm | Thường không bao gồm các tài liệu đính kèm nhưng có thể có các tài liệu bổ sung kèm theo. | Cho phép gửi các tệp đính kèm như tệp, tài liệu, hình ảnh, v.v., có thể được gửi cùng với tin nhắn. |
| Cơ quan | Cung cấp định dạng có cấu trúc và sự hiện diện vật lý, có thể được lưu trữ để tham khảo trong tương lai. | Cung cấp khả năng sắp xếp thư vào các thư mục, nhãn hoặc danh mục để dễ dàng quản lý và truy xuất. |
| Tương tác | Thông thường là giao tiếp một chiều từ người gửi đến người nhận. | Cho phép cả tương tác một-một và một-nhiều, thúc đẩy giao tiếp và phản hồi giữa các bên. |
Một yêu cầu?
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Bạn nghĩ gì?
9
5
10
8
17
9
