Unterschied zwischen Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuch (mit Tabelle)

Unternehmen und Organisationen verfolgen alle Verpflichtungen und Schulden gegenüber Kreditgebern und Lieferanten im Kreditorenbuch, einem Teil des Hauptbuchs. Buchhalter und Wirtschaftsprüfer behalten den Überblick über diese Finanzkonten, um die eingehenden und bestehenden Einnahmequellen ihrer Unternehmen zu überwachen.

Wenn Sie verstehen, wie Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung verwenden, müssen Sie einige Dinge beachten.

In diesem Beitrag beantworten wir zahlreiche häufige Bedenken zu Kreditorenbüchern, einschließlich dessen, wofür diese Daten verwendet werden und wie Sie das Kreditorenbuch verwenden können, um diese kritischen Finanzdaten besser zu verstehen.

Kreditorenbuchhaltung vs. Hauptbuch

Der Hauptunterschied zwischen der Kreditorenbuchhaltung und dem Hauptbuch besteht darin, dass die Kreditorenbuchhaltung Teil des Hauptbuchs ist, in dem die zu begleichenden Schulden des Unternehmens aufgeführt sind. Andererseits werden im Hauptbuch die Finanzdaten der Unternehmen aufgezeichnet, die durch eine Probebilanz überprüft werden. 

Kreditorenbuchhaltung bedeutet, dass im Hauptbuch ein Konto vorhanden ist, das alle Einzelheiten der Pflicht des Unternehmens zur Begleichung der Schulden gegenüber den Kreditgebern enthält. Im kaufmännischen Bereich bedeutet dies die Begleichung der fälligen Zahlungen des Unternehmens an die Gläubiger. 

Andererseits dient das Hauptbuch als Beispiel für die Führung von Aufzeichnungen über die Finanzinformationen des Unternehmens, einschließlich aller Schulden und Kreditunterlagen, die im Rahmen von Gerichtsverfahren geprüft wurden. Es enthält alle Aufzeichnungen über die Finanztransaktionen, die während der Existenz des Betreiberunternehmens stattgefunden haben.

Vergleichstabelle zwischen Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuch

Was sind Kreditorenbuchhaltungen?

Der gesamte Verbindlichkeitensaldo eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt wird in der Spalte „Gesamtbelastung“ seiner Bilanz widergespiegelt. Zu den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zählen Schulden, die innerhalb einer bestimmten Frist beglichen werden müssen, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden. 

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beziehen sich auf die kurzfristigen Schuldenzahlungen an Lieferanten auf Geschäftsebene. Die Verbindlichkeit ist effektiv ein kurzfristiger Schuldschein zwischen zwei Unternehmen oder Körperschaften. Die Gegenseite würde die Information als entsprechende Erhöhung ihrer Forderungskonten behalten.

In der Bilanz eines solchen Unternehmens sind die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen von entscheidender Bedeutung. Wenn die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen höher sind als in der Vorperiode, deutet dies darauf hin, dass das Unternehmen mehr Produkte oder Dienstleistungen leihweise kauft, anstatt bar zu zahlen.

Wenn die Verbindlichkeiten eines Unternehmens sinken, deutet dies darauf hin, dass es Kredite aus früheren Perioden schneller zurückzahlt, als neue Dinge auf Kredit zu kaufen. Das Kreditorenmanagement ist für das Finanzmanagement eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Was ist ein Hauptbuch? 

Ein Hauptbuch ist der Eckpfeiler eines Buchhaltungssystems, das Finanzinformationen speichert und organisiert, die für die Erstellung der Finanzberichte eines Unternehmens erforderlich sind. Gemäß den Vorgaben des Buchhaltungssystems des Unternehmens werden Transaktionen den einzelnen Nebenkontoinhabern gutgeschrieben.

Anschließend werden die Transaktionen abgeschlossen bzw. im Hauptbuch zusammengefasst. Der Buchhalter erstellt einen Finanzbericht, der die Salden jedes Sachkontos zusammenfasst.

Der Jahresabschluss wird auf Ungenauigkeiten überprüft und nach Bedarf geändert, indem weitere Einträge hinzugefügt werden, und die modifizierte Probebilanz wird dann verwendet, um die Finanzinformationen zu erstellen.

Die Technik der doppelten Buchführung wird von Organisationen verwendet, bei denen sich jede Geldüberweisung auf mindestens zwei Nebenbücher auswirkt und jedes mindestens eine Soll- und Haben-Transaktion haben sollte. 

Bei Journalbuchungen handelt es sich um Transaktionen mit doppelter Buchung, die in zwei Spalten geschrieben werden und auf der linken Seite Sollsalden und auf der rechten Seite Kreditdaten enthalten. Die Summe aller Forderungs- und Verbindlichkeitseinträge muss gleich sein. 

Auf dieses Format folgt die Bilanz, die Informationen auf Transaktionsebene anzeigt. Viele Vermögenskonten, wie Bargeld und Forderungen, werden hauptsächlich im Teil der kurzfristigen Verbindlichkeiten der Buchhaltungsunterlagen aufgeführt.

Hauptunterschiede zwischen Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuch

1. Das Kreditorenbuch ist Teil des Hauptbuchs eines Unternehmens, das alle monetären Vorgänge auf den Debitoren- und Verbindlichkeitskonten verfolgt. Dennoch behält das Hauptbuch den Überblick über alle eingehenden und vorhandenen Cashflows.
2. Dem Kreditorenbuch können viele Hilfsbücher hinzugefügt werden, um den Überblick über jede Verpflichtung oder Schuld zu behalten, die ein Unternehmen kontrolliert.
3. Das Hauptbuch enthält nicht Informationen über jede Belastungs- oder Gutschriftstransaktion. Im Gegensatz dazu vermittelt das Kreditorenbuch ein detailliertes Bild der Schulden, Kreditkartentransaktionen und des Cashflow-Abflusses eines Unternehmens.
4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden im Jahresabschluss eines Unternehmens ausgewiesen, und da sie Geld darstellen, das zur Zahlung an andere verpflichtet ist, werden Personen als kurzfristige Verbindlichkeit eingetragen. Gleichzeitig verwendet das Unternehmen, das eine doppelte Buchführungsmethode betreibt, das Hauptbuchverfahren zur Bevorratung von Geschäftsfinanzinformationen.
5. Das Hauptbuch speichert die finanziellen und nichtfinanziellen Informationen einer Organisation. Das Hauptbuch hat für jedes Konto eine oder sogar mehrere Seiten. Im Gegensatz dazu besteht der Hauptzweck einer Kreditorenbuchhaltung darin, Transaktionen zwischen einem Unternehmen und Lieferanten zu organisieren und zu überwachen und sicherzustellen, dass alle unbezahlten Salden von Lieferanten akzeptiert, verarbeitet und beglichen werden.

Zusammenfassung

Neben der manuellen Dateneingabe mit kontoautomatisierten Prozessen gibt es spezifische systemgenerierte Eingaben. Infolgedessen enthalten die Hauptbücher eines umfassenden ERP-Systems Einträge aus zahlreichen Subsystemen, die mit einem Hauptbuch verbunden sind. 

Mit der Entwicklung der Technologie ist auch der Begriff der Kreditorenbuchhaltung und des primären Hauptbuchs von entscheidender Bedeutung geworden. Die gesamte Dateneingabe erfolgt in einem separaten System, wobei lediglich eine Abrechnung an die Finanzberichte gesendet wird.