Genaue Antwort: 3 bis 6 Jahre
Geschäftsunterlagen beziehen sich auf jene Dokumente, die aus beliebigen Gründen für zukünftige Referenzen verwendet werden können. Sie können Geschäftsbücher oder nur Regierungszertifikate für die Geschäftsorganisation in Bezug auf die Durchführung ihrer Geschäftspflichten sein. Sie können als jene Instrumente zusammengefasst werden, die eine Handlung, eine Einschränkung oder ein Ereignis im Zusammenhang mit der Bedeutung von Unternehmen aufzeichnen.
Zu den Geschäftsdokumenten gehören neben offiziellen Dokumenten auch Protokolle von Geschäftsverhandlungen, Memoranden und Arbeitsvereinbarungen. Obwohl das Führen von Aufzeichnungen unbestreitbar langweilig ist, könnte es sicherlich bei zukünftigen Rechtsstreitigkeiten und der Planung der Zukunft des Unternehmens hilfreich sein.
Wie lange müssen wir Geschäftsunterlagen aufbewahren?
| Art der Geschäftsunterlagen | Lagerzeit |
| Gewerbesteuerunterlagen | |
| A. Frühere Steuererklärungen | 3 Jahre |
| B. Quittungen | 3 Jahre |
| C. Verschiedene Geschäftsunterlagen | 3 Jahre |
| Wenn IRS einen Fehler findet | 6 Jahre |
| Lohnsteuerunterlagen | |
| A. Löhne | 4 Jahre |
| B. Stundenzettel | 4 Jahre |
| C. Rentenzahlungen | 4 Jahre |
| D. Lohnsteuerunterlagen | 4 Jahre |
| Wenn IRS einen Fehler findet | 6 Jahre |
| Aktuelle Mitarbeiterakten Nach Austritt des Mitarbeiters | |
| A. Im normalen Geschäftsverlauf | 7 Jahre |
| B. Wenn der Arbeitnehmer einen Unfall hat und eine Entschädigung verlangt | 10 Jahre |
| Operatives Geschäft | |
| A. Kasse | 7 Jahre |
| B. Rechnungen | 7 Jahre |
| C. Einzahlungsaufzeichnungen (sowohl Bargeld als auch Kredit) | 7 Jahre |
| D. Zahlungsnachweis (einschließlich stornierter Schecks) | 7 Jahre |
| E. Bankunterlagen | 7 Jahre |
| F. Kreditorenbuchhaltung | 7 Jahre |
| G. Forderungen | 7 Jahre |
| H. Aufzeichnungen über Portokassentransaktionen | 7 Jahre |
| Kontenbücher | Unbegrenzt |
| Eigentumsnachweise | Unbegrenzt |
Die Geschäftsunterlagen einer Unternehmensorganisation können in sechs Haupttypen eingeteilt werden. Dies sind die Steuerunterlagen, die Lohnsteuerunterlagen, die Personalakten, die Geschäftsbücher, die Unterlagen zum operativen Geschäft der Firma und die Unterlagen zur Eigentümerschaft der Firma.
Die meisten Geschäftsunterlagen werden nicht länger als 10 Jahre benötigt. IRS verlangt, dass die meisten Aufzeichnungen nur drei Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn sie jedoch einen wahrscheinlichen Fehler oder Betrug in den Dokumenten feststellen, bitten sie das Unternehmen, diese Konten länger als 6 Jahre aufzubewahren. Im Gegensatz dazu müssen Eigentums- und Jahresabschlüsse für immer aufbewahrt werden.
Warum müssen wir Geschäftsunterlagen so lange aufbewahren?
Die sichere Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen ist unabdingbar, um in Zukunft bei Bedarf problemlos darauf zurückgreifen zu können. Einige Geschäftsunterlagen müssen gesetzlich für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, während einige andere Dokumente für die zukünftige Selbstreferenz des Unternehmens aufbewahrt werden müssen.
Das IRS ist die amerikanische Behörde, die die Aufbewahrung der Steuerunterlagen für drei Jahre vorschreibt. Darüber hinaus können sie, wenn sie ein Foul feststellen, das Unternehmen rechtlich bitten, es für bestimmte zusätzliche Zeiträume aufzubewahren.
Geschäftsunterlagen sind ein entscheidendes Entscheidungselement für das Management jeder Organisation. Es basiert auf den vergangenen Aktivitäten des Unternehmens und deren Folgen, dass die Geschäftsführung die zukünftigen abstimmt. Somit dienen die zukünftigen Geschäftsunterlagen als Richtschnur für das Geschäft, das es speichern muss.
Andererseits gibt es Unterlagen über die Gründung des Unternehmens, die unbegrenzt aufbewahrt werden müssen. Im eigentlichen Sinne brauchen sie aber nur bis zur Verflüssigung oder Auflösung des Betriebes aufbewahrt zu werden.
Auch bei der Planung der Unternehmensnachfolge spielen die Aufzeichnungen über das Eigentum des Unternehmens eine wichtige Rolle. Dies könnte ein entscheidender Faktor bei der Planung der Rolle zukünftiger Generationen im Unternehmen sein.
Zusammenfassung
Die Dauer der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen hängt von deren Merkmalen ab.
Handelt es sich um eine Steuerbescheinigung, muss diese drei Jahre aufbewahrt werden. Wenn es sich um ein Rechnungsbuch handelt, wird es auf unbestimmte Zeit benötigt. Handelt es sich um Aufzeichnungen über das operative Geschäft der Firma, so sind diese mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Handelt es sich um ein Dokument im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens, muss es auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden. Wenn es sich um Aufzeichnungen über Mitarbeiter handelt, müssen diese sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
Bibliographie
- https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
- https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375
Ich habe mir so viel Mühe gegeben, diesen Blogbeitrag zu schreiben, um Ihnen einen Mehrwert zu bieten. Es wird sehr hilfreich für mich sein, wenn Sie es in den sozialen Medien oder mit Ihren Freunden / Ihrer Familie teilen möchten. TEILEN IST ♥️
