Entre cientos de aplicaciones y programas en todo el mundo, algunos se usan más que otros porque tienen muchos beneficios y son completamente versátiles. Microsoft Office ofrece diferentes tipos de programas que incluyen Microsoft Word, Powerpoint, Excel, Access y muchos otros. Aunque algunos pueden pensar que Excel y Access son lo mismo, existen algunas diferencias notables.

Acceso vs Excel

La principal diferencia entre Excel y Access es que Excel es un programa de hoja de cálculo, mientras que Access es un programa de base de datos. Access usa números de identificación para almacenar datos y esta lista es completamente editable, pero en las hojas de Excel, los datos se almacenarán en filas y columnas. Access se usa para proyectos grandes que requieren mucho tiempo, mientras que Excel se usa para problemas mínimos que necesitan soluciones lo antes posible.

Acceso frente a

En una base de datos de Access, se puede almacenar fácilmente una gran cantidad de elementos y sus detalles. Hay muchos beneficios como, por ejemplo, muchas personas pueden usar los mismos archivos de Access y editarlos sin problemas. Los datos se pueden proteger con bloqueo a nivel de registro y se pueden usar muchas otras precauciones de seguridad. La base de datos en Access debe guardarse con una extensión de .mdb.

Una hoja de cálculo encontrada y desarrollada por Microsoft Office es Microsoft Excel, que se adapta a Windows, iOS, macOS y Android. Contiene todas las características y funciones de cualquier software de hoja de cálculo y se pueden usar algunas cuadrículas y celdas para organizar los datos. Uno puede realizar diferentes operaciones en los datos, porque Excel ofrece alrededor de 500 funciones. En Excel, una persona puede agregar lo que quiera, como tablas, gráficos, imágenes y mucho más.

Tabla comparativa entre Access y Excel

Parámetros de comparaciónpara mantenimientoExcel
Tipo de programaAccess es un programa de base de datos donde se pueden almacenar datos. Excel es un programa de hoja de cálculo donde los datos se pueden almacenar, calcular y modificar.
Cantidad de espacioEl acceso contiene una gran cantidad de registros y espacios. Excel solo contiene una cierta cantidad de filas y columnas.
Tipo de procesoEl acceso se utiliza para administrar datos y almacenarlos. Excel se puede utilizar para analizar y calcular datos.
El número de usuarios que pueden acceder al archivo.Múltiples usuarios pueden usar los archivos, ejecutar consultas y realizar cambios si está permitido. Solo una cantidad limitada de personas puede acceder a los archivos y realizar cambios, solo cuando está permitido.
tipo de operacionesExcel es muy utilizado para operaciones matemáticas y operaciones lógicas. El acceso se usa popularmente para consultas complejas y estructuración de datos.

¿Qué es el acceso??

Hay mucho que aprender sobre Access antes de usarlo. Microsoft Access es una base de datos relacional, también conocida como herramienta de gestión de información. En este programa, los datos y la información procesada se pueden almacenar para futuras referencias, análisis e informes. Lo mejor de Access es que se pueden procesar y almacenar fácilmente grandes cantidades de datos, a diferencia de otros programas de bases de datos y hojas de cálculo.

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El espacio presente aquí es vasto y se puede utilizar sin fin. Microsoft Access es perfecto para equipos pequeños y, como cualquier otro programa, para usuarios individuales que desean almacenar datos. Es muy fácil de usar y comprender, y los datos y archivos aquí se pueden exportar a otras aplicaciones, y también se pueden importar datos de otras aplicaciones.

Las plantillas están fácilmente disponibles y se pueden utilizar para almacenar, crear, analizar y publicar datos. Las bases de datos web que ofrece Access se pueden utilizar para crear y publicar datos. Access ofrece otros componentes como informes, módulos, tablas, consultas, formularios, macros y mucho más. Fue lanzado por primera vez en noviembre de 1992 y ha sido uno de los mejores DBMS desde entonces.

¿Qué es Excel?

Microsoft Excel fue desarrollado para adaptarse a iOS, Windows, macOS y Android. Excel ofrece funciones que ayudarán en la computación y el cálculo, y también ofrece tablas dinámicas y herramientas gráficas. Visual Basic for Applications es el lenguaje de programación ofrecido por Excel y es muy utilizado para realizar análisis de datos en aspectos financieros y también ayuda en la organización de datos. Todas las empresas utilizan software de hoja de cálculo, especialmente Excel para realizar funciones comerciales, ya sea que la empresa sea grande o pequeña.

Excel ofrece múltiples funciones como TEXTO, SUMA, BUSCARV, PROMEDIO, CONCENTRACIÓN y muchas otras, y algunas de las funciones principales que ofrece Excel para empresas incluyen la gestión de operaciones, programas, proyectos e incluso datos sobre personas. Administración de oficinas, informes sobre el desempeño de los empleados y mucho más. Excel es un software de hoja de cálculo que suelen utilizar contadores, empresas, especialistas en marketing, analistas de datos y cualquier otro profesional del campo industrial para almacenar, organizar, calcular, analizar y compartir datos en filas y columnas.

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Principales diferencias entre Access y Excel

  1. Hay muchas diferencias menores y mayores entre Microsoft Access y Excel.
  2. Mientras que Access es un programa de base de datos que solo recopila y almacena datos, Excel es la aplicación donde los datos pueden almacenarse, calcularse, analizarse y colocarse en filas y columnas.
  3. En Excel, se pueden adjuntar tablas y gráficos, mientras que Acess ayuda a recopilar datos, almacenarlos y clasificarlos.
  4. Excel es una forma de software de hoja de cálculo que ayuda a realizar cálculos financieros, mientras que Access ayuda a manipular y almacenar grandes cantidades de datos o información sin errores ni atascos.
  5. Mientras que la capacidad de almacenamiento es menor en Excel, Access ofrece más capacidad que otro software y es por eso que es fácil de ejecutar.
  6. Excel es muy fácil de aprender, acceder y usar, mientras que Access es más difícil de aprender.
  7. Excel no es tan flexible como Access. Excel bloquea toda la hoja de cálculo, mientras que Access solo bloquea los datos necesarios.

Conclusión

Ambos programas tienen muchas similitudes, pero Excel se usa popularmente para analizar y calcular datos, mientras que Access se usa comúnmente para almacenar y administrar datos. Cuando uno quiere tener en sus manos soluciones a corto plazo, Excel es su mejor opción.

Aunque, para proyectos y soluciones a largo plazo, y para administrar proyectos a largo plazo, Access es mejor ya que almacena grandes cantidades de datos sin ningún problema. En resumen, Excel y Access son de Microsoft Office, y cuando varios usuarios usan el archivo, es mejor si es Access, pero si solo lo usan menos personas, Excel es mejor y más fácil. Para usar Access, no es necesario saber programar para usar funciones eficientes, pero para Excel, es necesario.

Referencias

  1. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0167947304002026
  2. https://ieeexplore.ieee.org/abstract/document/343698/