Réponse exacte : 3 à 6 ans
Les documents commerciaux font référence aux documents qui peuvent être utilisés pour de futures références pour n'importe quelle raison. Il peut s'agir de livres de comptes ou simplement de certificats gouvernementaux adressés à l'organisation commerciale concernant l'exercice de leurs fonctions commerciales. On peut les résumer comme ces instruments qui enregistrent un acte, une contrainte ou un événement relevant de l'importance de l'entreprise.
Outre les documents officiels, les documents commerciaux comprennent également les procès-verbaux des réunions d'affaires, les mémorandums et les accords de travail. Bien que la tenue de registres soit un acte incontestablement ennuyeux, cela pourrait certainement aider dans de futurs litiges et planifier l'avenir de l'entreprise.
Combien de temps devons-nous conserver les documents commerciaux ?
| Type de documents commerciaux | Temps de stockage |
| Dossiers fiscaux des entreprises | |
| A. Déclarations fiscales antérieures | 3 ans |
| B. Reçus | 3 ans |
| C. Documents commerciaux divers | 3 ans |
| Si l'IRS trouve une erreur | 6 ans |
| Registres des charges sociales | |
| A. Salaires | 4 ans |
| B. Feuilles de temps | 4 ans |
| C. Paiements de pension | 4 ans |
| D. Dossiers d'impôt sur l'emploi | 4 ans |
| Si l'IRS trouve une erreur | 6 ans |
| Fichiers des employés actuels Après le départ de l'employé | |
| A. Dans le cours normal des affaires | 7 ans |
| B. Si l'employé a un accident et qu'il demande une indemnisation | 10 ans |
| Activité opérationnelle | |
| A. Caisse enregistreuse | 7 ans |
| B. Factures | 7 ans |
| C. Registres des dépôts (espèces et crédit) | 7 ans |
| D. Preuve de paiement (y compris les chèques annulés) | 7 ans |
| E. Relevés bancaires | 7 ans |
| F. Comptes créditeurs | 7 ans |
| G. Comptes débiteurs | 7 ans |
| H. Documents relatifs aux transactions de petite caisse | 7 ans |
| Livres de comptes | Indéfiniment |
| Registres de propriété | Indéfiniment |
Les documents commerciaux d'une organisation commerciale peuvent être classés en six types principaux. Il s'agit des registres fiscaux, des registres des charges sociales, des dossiers des employés, des livres de comptes, des documents liés à l'activité opérationnelle de l'entreprise et des documents liés à la propriété de l'entreprise.
La plupart des documents commerciaux ne sont pas nécessaires pendant plus de 10 ans. L'IRS exige que la plupart des dossiers ne soient conservés que pendant trois ans. Cependant, s'ils constatent une erreur ou une fraude probable dans les documents, ils font demander à l'entreprise de conserver ces comptes pendant plus de 6 ans. Contrairement à cela, la propriété et les états financiers doivent être stockés pour toujours.
Pourquoi devons-nous conserver les dossiers commerciaux pendant si longtemps ?
La conservation des documents commerciaux est essentielle pour qu'à l'avenir, ils puissent être facilement consultés selon les besoins. Certains documents commerciaux doivent légalement être conservés pendant une certaine période, tandis que d'autres documents doivent être stockés pour l'auto-référence future de l'entreprise.
L'IRS est l'organisme américain et il exige que les dossiers fiscaux soient conservés pendant trois ans. En plus de cela, s'ils constatent une faute, ils peuvent également demander légalement à l'entreprise de la stocker pendant certaines périodes supplémentaires.
Les documents commerciaux sont un élément décisif crucial pour la gestion de toute organisation. C'est sur la base des activités passées de l'entreprise et de leurs conséquences, que la direction s'accorde sur celles à venir. Ainsi, les futurs documents commerciaux servent de phares pour l'entreprise qu'il doit stocker.
D'autre part, il existe des documents concernant l'établissement de l'entreprise qui doivent être conservés indéfiniment. Cependant, au sens propre, ils ne doivent être stockés que jusqu'à la liquéfaction ou la dissolution de l'entreprise.
Les documents liés à la propriété de l'entreprise jouent également un rôle important dans la planification de la succession de l'entreprise. Cela pourrait être un facteur crucial dans la planification du rôle des générations futures dans l'entreprise.
Conclusion
La durée pendant laquelle les enregistrements commerciaux doivent être stockés dépend de ses caractéristiques.
S'il s'agit d'un dossier fiscal, il doit être conservé pendant trois ans. S'il s'agit d'un livre de compte, il sera nécessaire indéfiniment. S'il s'agit d'un enregistrement de l'activité opérationnelle de l'entreprise, il doit être conservé pendant au moins sept ans.
S'il s'agit d'un document relatif à l'établissement d'une entreprise, il doit être conservé indéfiniment. S'il s'agit d'un dossier lié aux employés, il doit être conservé pendant sept ans.
Bibliographie
- https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
- https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375
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