Što je Memo?
Memorandum, skraćeno od memorandum, pisani je dokument koji se koristi za internu komunikaciju unutar organizacije ili tvrtke. Služi kao koncizan i formalan način prenošenja informacija, politika, direktiva ili najava zaposlenicima ili kolegama.
Ključni aspekti dopisa:
- Svrha: Memorandumi prenose važne informacije ili odluke unutar organizacije. Mogu služiti u različite svrhe, kao što je najava promjena pravila, pružanje ažuriranja, dijeljenje sažetaka sastanka ili izdavanje podsjetnika.
- Format: Bilješke slijede strukturirani format, uključujući naslove kao što su "Prima", "Od", "Datum", "Predmet" i tijelo poruke. Kratki su i jasni, stanu na jednu stranicu.
- Publika: Dopisi su usmjereni određenim primateljima unutar organizacije, kao što su odjeli, timovi ili pojedinci. Nisu namijenjeni vanjskim stranama.
- Jezik i ton: Jezik koji se koristi u dopisu je formalan, ali može varirati ovisno o organizacijskoj kulturi. Ton je profesionalan i izravan, s fokusom na jasnoću i kratkoću.
- Značaj: Dopisi se koriste u razne svrhe, uključujući prenošenje najava, dijeljenje informacija, pojašnjavanje postupaka, izdavanje direktiva i dokumentiranje odluka.
Komponente dopisa:
- Zaglavlje: Sadrži polja "Prima", "Od", "Datum" i "Predmet".
- Uvod: Pruža kontekst ili kratak pregled svrhe dopisa.
- Tijelo: Uključuje glavni sadržaj s pojedinostima poruke, najave ili informacija.
- Zaključak: Može sažeti ključne točke ili naznačiti sljedeće korake ako je primjenjivo.
- zatvaranje: Često uključuje ime pošiljatelja, titulu i podatke za kontakt.
Važnost i upotreba:
Dopisi su vrijedni alati za internu komunikaciju, koji organizacijama omogućuju učinkovito i djelotvorno širenje informacija među zaposlenicima. Oni pomažu u održavanju transparentnosti, prenose važne novosti i osiguravaju dosljednost u komunikaciji unutar radnog mjesta.
Što je e-pošta?
E-pošta, skraćenica za elektronička pošta, široko je korištena metoda razmjene digitalnih poruka putem interneta. Omogućuje pojedincima i tvrtkama trenutno i učinkovito slanje i primanje poruka, dokumenata, slika i drugih datoteka.
Ključni aspekti e-pošte:
- Sustav slanja poruka: E-pošta je oblik digitalne komunikacije u kojoj korisnici sastavljaju poruku pomoću klijenta e-pošte ili web aplikacije i šalju je jednom ili više primatelja navodeći njihove adrese e-pošte.
- Adresiranje: Adresa e-pošte služi kao jedinstveni identifikator za svakog korisnika, u formatu "korisničkoime@domena.com.” Poruke se usmjeravaju kroz poslužitelje, a poslužitelj e-pošte primatelja dohvaća poruku kada je poslana.
- Komponente: E-poruka se sastoji od ključnih komponenti, uključujući pošiljatelja, primatelja(e), predmet, tijelo poruke, privitke i dodatne metapodatke (datum, vrijeme itd.).
- Datotečni prilozi: Korisnici mogu priložiti datoteke, dokumente, slike i druge medije svojoj e-pošti, omogućujući prijenos dodatnih informacija izvan teksta poruke.
- Organizacijski alat: E-poruke se mogu organizirati pomoću mapa, oznaka ili kategorija za upravljanje i kategorizaciju poruka, što olakšava lociranje određenih informacija ili razgovora.
- Instant komunikacija: E-poruke se šalju i primaju gotovo trenutno, omogućujući učinkovitu komunikaciju bez obzira na zemljopisni položaj pošiljatelja ili primatelja.
Klijent e-pošte i web-pošta:
- Klijent e-pošte: Odnosi se na softver instaliran na uređaju (kao što je Microsoft Outlook, Apple Mail ili Mozilla Thunderbird) koji se koristi za pristup i upravljanje e-poštom.
- Web pošta: Odnosi se na usluge e-pošte kojima se pristupa putem web preglednika, kao što su Gmail, Yahoo Mail ili Outlook.com.
Značaj i upotreba:
E-mail je postao sastavni dio osobne i profesionalne komunikacije. Široko se koristi u razne svrhe, uključujući osobnu korespondenciju, poslovnu komunikaciju, marketing, dijeljenje datoteka, obavijesti, biltene i još mnogo toga.
Tablica usporedbe između dopisa i e-pošte
| Značajke | Memorandum | |
|---|---|---|
| Komunikacijski medij | Pisani dokument koji se koristi za internu komunikaciju unutar organizacije. | Metoda digitalne komunikacije koja se koristi za elektroničko slanje poruka putem interneta. |
| Format | Strukturirano, uključuje naslove kao što su "Prima", "Od", "Datum", "Predmet" i glavni tekst. | Fleksibilan, koji se sastoji od polja za pošiljatelja, primatelja(e), predmet, tijelo poruke i privitke. |
| publika | Interno usmjereno prema određenim primateljima unutar organizacije (odjelima, timovima ili pojedincima). | Može se slati i internim i eksternim primateljima, dopirući do šire publike, uključujući pojedince izvan organizacije. |
| Svrha | Koristi se za prenošenje informacija, pravila, direktiva ili najava unutar organizacije. | Služi za višestruke svrhe, uključujući osobnu korespondenciju, poslovnu komunikaciju, marketing, dijeljenje datoteka, obavijesti, biltene itd. |
| Fizički protiv digitalnog | Obično fizički dokument ili bilješka koja se može ispisati i distribuirati unutar organizacije. | Digitalna poruka koja se može odmah poslati i primiti putem interneta pomoću klijenata e-pošte ili usluga web pošte. |
| Formalnost i ton | Općenito formalan u jeziku i tonu, s fokusom na kratkoću i profesionalnost. | Razlikuje se u formalnosti na temelju odnosa između pošiljatelja i primatelja, dopuštajući niz tonova od formalnih do neformalnih. |
| dostava | Ručno isporučeno ili fizički distribuirano unutar organizacije. | Isporučuje se trenutno putem interneta, s porukama pohranjenim i dohvaćenim s poslužitelja e-pošte. |
| Privitci | Obično ne uključuje priloge, ali može sadržavati dodatne dokumente. | Omogućuje privitke kao što su datoteke, dokumenti, slike itd., koji se mogu poslati zajedno s porukom. |
| Organizacija | Nudi strukturirani format i fizičku prisutnost, što se može arhivirati za buduće potrebe. | Pruža mogućnost organiziranja poruka u mape, oznake ili kategorije za jednostavno upravljanje i dohvaćanje. |
| Interakcija | Tipično jednosmjerna komunikacija od pošiljatelja do primatelja(a). | Omogućuje interakcije jedan-na-jedan i jedan-na-više, potičući komunikaciju i odgovor među stranama. |
Jedan zahtjev?
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Što vi mislite?
9
5
10
8
17
9
