Resposta exata: 3 a 6 anos
Os registros comerciais referem-se aos documentos que podem ser usados para referências futuras por qualquer motivo. Eles podem ser livros de contas ou apenas certificados do governo para a organização empresarial em relação à condução de seus deveres comerciais. Eles podem ser resumidos como aqueles instrumentos que registram um ato, uma restrição ou um evento pertinente ao significado dos negócios.
Além dos documentos oficiais, os documentos comerciais também incluem atas de reuniões de negócios, memorandos e acordos de trabalho. Embora manter registros seja um ato indiscutivelmente chato, certamente pode ajudar em futuros litígios e planejar o futuro do negócio.
Quanto tempo temos para manter registros de negócios?
| Tipo de registros comerciais | Tempo de armazenamento |
| Registros Fiscais Empresariais | |
| A. Declarações fiscais anteriores | 3 anos |
| B. Recibos | 3 anos |
| C. Registros comerciais diversos | 3 anos |
| Se o IRS encontrar um erro | 6 anos |
| Registros Fiscais da Folha de Pagamento | |
| A. Salários | 4 anos |
| B. Folhas de horas | 4 anos |
| C. Pagamentos de Pensões | 4 anos |
| D. Registros Fiscais de Emprego | 4 anos |
| Se o IRS encontrar um erro | 6 anos |
| Arquivos de funcionários atuais Após a saída do funcionário | |
| A. No curso normal dos negócios | 7 anos |
| B. Se o funcionário sofrer um acidente e solicitar indenização | 10 anos |
| Negócio Operacional | |
| A. Caixa registradora | 7 anos |
| B. Faturas | 7 anos |
| C. Registros de depósito (em dinheiro e crédito) | 7 anos |
| D. Comprovante de pagamentos (incluindo cheques cancelados) | 7 anos |
| E. Registros Bancários | 7 anos |
| F. Contas a pagar | 7 anos |
| G. Contas a Receber | 7 anos |
| H. Registros relacionados a transações de pequeno valor | 7 anos |
| Livros de contas | Indefinidamente |
| Registros de propriedade | Indefinidamente |
Os registros comerciais de uma organização empresarial podem ser classificados em seis tipos principais. Estes são os registros fiscais, os registros fiscais da folha de pagamento, os arquivos dos funcionários, livros de contas, documentos relacionados aos negócios operacionais da empresa e os documentos relacionados à propriedade da empresa.
A maioria dos registros de negócios não são necessários por mais de 10 anos. O IRS exige que a maioria dos registros seja armazenada por apenas três anos. No entanto, se notarem algum provável erro ou fraude nos documentos, solicitam à empresa que guarde essas contas por mais de 6 anos. Ao contrário disso, a propriedade e as demonstrações financeiras precisam ser armazenadas para sempre.
Por que temos que manter registros de negócios por tanto tempo?
A guarda dos registros comerciais é essencial para que, no futuro, eles possam ser facilmente consultados conforme a necessidade. Alguns registros de negócios são legalmente obrigados a serem mantidos por um determinado período, enquanto alguns outros documentos precisam ser armazenados para futura auto-referência do negócio.
O IRS é o órgão americano e exige que os registros fiscais sejam armazenados por três anos. Além disso, se eles fizerem alguma falta, eles também podem legalmente pedir à empresa para armazená-lo por determinados períodos adicionais.
Os registros de negócios são um elemento decisivo crucial para a gestão de qualquer organização. É com base nas atividades passadas do negócio e suas consequências, que a administração concorda com as futuras. Assim, os registros de negócios futuros servem como luzes orientadoras para o negócio que precisa armazenar.
Por outro lado, há documentos relativos ao estabelecimento do negócio que devem ser mantidos infinitamente. No entanto, no verdadeiro sentido, eles só precisam ser armazenados até a liquefação ou dissolução do negócio.
Os registros relacionados à propriedade do negócio também desempenham um papel significativo no planejamento da sucessão do negócio. Pode ser um fator crucial no planejamento do papel das gerações futuras na empresa.
Conclusão
O tempo durante o qual os registros comerciais devem ser armazenados depende de seus recursos.
Se for um registro fiscal, deve ser armazenado por três anos. Se for um livro de contas, será necessário indefinidamente. Se for um registro do negócio operacional da empresa, ele deve ser armazenado por pelo menos sete anos.
Se for um documento relativo ao estabelecimento de negócios, deve ser armazenado indefinidamente. Se for um registro relacionado a funcionários, ele deve ser armazenado por sete anos.
Referências
- https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
- https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375
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