Как долго мы должны хранить деловые записи (и почему)?

Точный ответ: от 3 до 6 лет

Деловые записи относятся к тем документам, которые могут быть использованы для будущих ссылок по каким-либо причинам. Это могут быть бухгалтерские книги или просто правительственные сертификаты для бизнес-организации относительно выполнения ими своих деловых обязанностей. Их можно суммировать как те инструменты, которые фиксируют действие, ограничение или событие, имеющее отношение к значимости бизнеса.

Помимо официальных документов, к деловым документам относятся также протоколы деловых встреч, меморандумы и трудовые договоры. Хотя ведение записей, несомненно, является скучным занятием, оно, безусловно, может помочь в будущих судебных разбирательствах и планировании будущего бизнеса.

Как долго мы должны хранить деловые записи?

Тип деловой документации	Время хранения
Налоговые отчеты о бизнесе
A. Прошлые налоговые декларации	3 лет
Б. Квитанции	3 лет
C. Разные деловые документы	3 лет
Если IRS находит ошибку	6 лет
Налоговые отчеты по заработной плате
А. Заработная плата	4 лет
B. Табель учета рабочего времени	4 лет
C. Пенсионные выплаты	4 лет
D. Налоговые отчеты по занятости	4 лет
Если IRS находит ошибку	6 лет
Текущие файлы сотрудников После увольнения сотрудника
A. В ходе обычной деятельности	7 лет
B. Если с работником произошел несчастный случай и он требует компенсации	10 лет
Оперативный бизнес
А. Кассовый аппарат	7 лет
Б. Счета	7 лет
C. Депозитные записи (как наличные, так и в кредит)	7 лет
D. Подтверждение платежей (включая аннулированные чеки)	7 лет
E. Банковские записи	7 лет
F. Кредиторская задолженность	7 лет
Ж. Дебиторская задолженность	7 лет
H. Записи, касающиеся операций с наличностью	7 лет
Книги счетов	бесконечно
Записи о собственности	бесконечно

Деловые записи коммерческой организации можно разделить на шесть основных типов. Это налоговые отчеты, налоговые отчеты по заработной плате, файлы сотрудников, бухгалтерские книги, документы, относящиеся к операционной деятельности фирмы, и документы, относящиеся к собственности фирмы.

Большинство деловых записей не нужны более 10 лет. IRS требует, чтобы большинство записей хранились только в течение трех лет. Однако, если они замечают какую-либо возможную ошибку или мошенничество в документах, они просят бизнес хранить эти учетные записи более 6 лет. В противоположность этому право собственности и финансовая отчетность должны храниться вечно.

Почему мы должны хранить деловые записи так долго?

Хранение деловых записей имеет важное значение, чтобы в будущем к ним можно было легко обращаться по мере необходимости. Некоторые деловые записи по закону должны храниться в течение определенного периода времени, в то время как некоторые другие документы должны храниться для будущей самостоятельной ссылки бизнеса.

IRS — это американский орган, который обязывает хранить налоговые записи в течение трех лет. В дополнение к этому, если они заметят какой-либо фол, они также могут на законных основаниях попросить компанию хранить его в течение определенных дополнительных периодов времени.

Деловые записи являются важнейшим решающим элементом для управления любой организацией. Он основан на прошлых действиях бизнеса и их последствиях, которые руководство согласовывает с будущими. Таким образом, будущие деловые записи служат путеводной звездой для бизнеса, который необходимо хранить.

Читатели, прочитавшие это, также читают:

С другой стороны, есть документы о создании бизнеса, которые требуется хранить бесконечно. Однако в прямом смысле их нужно хранить только до разжижения или ликвидации бизнеса.

Записи, связанные с владением бизнесом, также играют важную роль в планировании преемственности бизнеса. Это может стать решающим фактором при планировании роли будущих поколений в фирме.

Заключение

Время, в течение которого должны храниться бизнес-записи, зависит от его функций.

Если это налоговая запись, она должна храниться в течение трех лет. Если это бухгалтерская книга, то она будет нужна на неопределенный срок. Если это запись операционной деятельности фирмы, она должна храниться не менее семи лет.

Если это документ, касающийся учреждения бизнеса, он должен храниться неопределенно долго. Если это запись, связанная с работниками, она должна храниться в течение семи лет.