Các trường lưu giữ hồ sơ của học sinh trong bao lâu (và tại sao)?

Câu trả lời chính xác: Được lưu giữ ít nhất từ ​​5 đến 60 năm

Hồ sơ học tập của học sinh (đôi khi được gọi là bảng điểm hoặc bảng điểm) là hồ sơ đầy đủ về tất cả các khóa học đã học và điểm số mà học sinh đạt được trong thời gian ghi danh vào trường. 

Tại Hoa Kỳ, bảng điểm được tạo ra và xử lý bởi Văn phòng đăng ký trường trung học, cao đẳng hoặc đại học địa phương.

Bảng điểm sẽ liệt kê từng khóa học đã học, điểm đạt được cho khóa học đó và bất kỳ tín chỉ nào được cấp. Trong một số trường hợp (đặc biệt là ở cấp độ sau trung học), điểm số có thể đi kèm với đánh giá tường thuật từ các giáo sư đã dạy học sinh đó. 

Các trường lưu giữ hồ sơ của học sinh trong bao lâu?

Thông thường, các trường lưu giữ hồ sơ học sinh trong khoảng bảy năm. Tuy nhiên, người ta có thể lưu giữ một số hồ sơ trong thời gian dài hơn do tính chất cụ thể của thông tin; ví dụ: trường học có thể lưu giữ bảng điểm vô thời hạn để theo dõi tiến độ học tập của học sinh.

Bảng điểm chính thức cũng sẽ cho thấy (các) bằng cấp nhận được và bất kỳ danh hiệu nào được trao cho sinh viên tốt nghiệp. Ngoài ra, người ta có thể gửi bản sao bảng điểm đến các cơ sở giáo dục khác.

Hầu hết các trường giữ hồ sơ học sinh trong 60 năm. Tuy nhiên, một số tiểu bang có luật chặt chẽ hơn yêu cầu hồ sơ đó được lưu giữ lâu hơn. Ngoài ra, các trường có thể lưu giữ một số hồ sơ (chẳng hạn như bảng điểm) vô thời hạn. 

Tầm quan trọng của hồ sơ không thể được đánh giá thấp.

Bảng điểm được yêu cầu cho hầu hết mọi quy trình nộp đơn ngoài trường trung học. Cho dù nộp đơn vào đại học, cao học, trường luật, hoặc trường y tế, có hồ sơ chính xác và đầy đủ về thành tích học tập là điều quan trọng. Ngoài ra, nhiều nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bản sao bảng điểm như một phần của quy trình xin việc.

Thậm chí ngoài việc sử dụng thực tế đó, bảng điểm phản ánh sự nghiệp học tập của một người. Họ cho thấy một người đã làm việc chăm chỉ như thế nào và kết quả là gì.

Do đó, các trường lưu giữ hồ sơ học sinh để theo dõi tiến độ học tập và xác định điều kiện tham gia một số chương trình và học bổng. Hồ sơ cũng được sử dụng để xác định những học sinh có thể cần trợ giúp hoặc hỗ trợ thêm. Ngoài ra, một số trường cao đẳng và đại học yêu cầu bảng điểm từ các trường trung học để xem xét ứng viên nhập học.

Tại sao các trường sẽ giữ hồ sơ của học sinh quá lâu?

Nhu cầu về hồ sơ khác nhau tùy theo tiểu bang và đôi khi theo trường; ví dụ, ở một số bang, luật quy định các trường phải theo dõi sự tiến bộ của học sinh thông qua hệ thống để các em có thể chuẩn bị tốt hơn khi vào đại học hoặc một loại hệ thống giáo dục khác (chẳng hạn như dạy nghề). 

Những lần khác, đó là vì khu học chánh muốn đảm bảo rằng tất cả học sinh của họ đều được tính đến, đặc biệt là những học sinh có thể đã rời đi khi chưa tốt nghiệp hoặc những học sinh học tại nhà. 

Cũng có thể có những lý do bảo mật đằng sau việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về từng học sinh - giống như ngân hàng giữ thông tin tài khoản của tất cả những người có tài khoản với họ, các trường học muốn truy cập dữ liệu cụ thể về từng học sinh.

Một lý do đơn giản khác là các trường cần hồ sơ của học sinh để cung cấp cho họ một bức tranh rõ ràng và chính xác về thành tích học tập và tiến bộ mà các em đang đạt được. Người ta có thể sử dụng những hồ sơ này để giúp cải thiện cơ hội học tập của học sinh trong tương lai, cuối cùng dẫn đến kết quả tốt hơn cho mọi người tham gia.

Có nhiều trường hợp mà người ta có thể chia sẻ hồ sơ học sinh. Thông thường, các khu học chánh sẽ tiết lộ hồ sơ của học sinh cho bên thứ ba với sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh hoặc người giám hộ của học sinh. 

Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ cho quy tắc này; ví dụ, các khu học chánh có thể tiết lộ hồ sơ học sinh mà không cần sự đồng ý của phụ huynh trong trường hợp khẩn cấp hoặc khi luật pháp yêu cầu. Ngoài ra, các khu học chánh có thể tiết lộ hồ sơ học sinh cho các cơ quan hoặc tổ chức khác để nghiên cứu hoặc đánh giá chương trình.

Kết luận

Có rất nhiều lợi ích để lưu giữ hồ sơ học sinh. Một trong những lợi ích quan trọng nhất là nó cho phép các nhà giáo dục theo dõi tiến độ học tập của học sinh theo thời gian và xác định bất kỳ lĩnh vực khó khăn nào. Người ta có thể sử dụng thông tin này để cung cấp hỗ trợ có mục tiêu nhằm giúp học sinh thành công.

Một lợi ích quan trọng khác của việc lưu giữ hồ sơ học sinh là người ta có thể sử dụng chúng để chứng minh thành tích học tập. Điều này có thể hữu ích cho những sinh viên muốn nộp đơn xin học bổng hoặc nhập học vào các trường sau đại học hoặc các chương trình chuyên nghiệp khác.

Cuối cùng, việc duy trì hồ sơ học sinh cung cấp cho các nhà giáo dục dữ liệu mà người ta có thể sử dụng để đo lường hiệu suất của trường và đưa ra các quyết định quan trọng về chương trình giảng dạy và hướng dẫn về lâu dài và cho các học sinh tương lai.

dự án

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/106342669900700105 
2. https://academic.oup.com/acn/article/19/2/227/2358?login=true