Chúng ta phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu (và tại sao)?

Câu trả lời chính xác: 3 đến 6 năm

Hồ sơ kinh doanh đề cập đến những tài liệu có thể được sử dụng để tham khảo trong tương lai do bất kỳ lý do nào. Chúng có thể là sổ kế toán hoặc chỉ là giấy chứng nhận của chính phủ cho tổ chức kinh doanh về việc thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh của họ. Chúng có thể được tóm tắt là những công cụ ghi lại một hành động, một ràng buộc hoặc một sự kiện liên quan đến tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh.

Ngoài các tài liệu chính thức, tài liệu kinh doanh còn bao gồm biên bản các cuộc họp kinh doanh, bản ghi nhớ và thỏa thuận công việc. Mặc dù lưu giữ hồ sơ là một hành động nhàm chán không thể chối cãi, nhưng nó chắc chắn có thể giúp ích cho các vụ kiện tụng trong tương lai và lập kế hoạch cho tương lai của doanh nghiệp.

Chúng ta phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu?

Hồ sơ kinh doanh của một tổ chức kinh doanh có thể được phân thành sáu loại chính. Đó là hồ sơ thuế, hồ sơ thuế bảng lương, hồ sơ nhân viên, sổ sách kế toán, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và các tài liệu liên quan đến quyền sở hữu của công ty.

Hầu hết các hồ sơ kinh doanh không cần thiết trong hơn 10 năm. IRS yêu cầu hầu hết các hồ sơ chỉ được lưu trữ trong ba năm. Tuy nhiên, nếu họ nhận thấy bất kỳ sai sót hoặc gian lận nào có thể xảy ra trong các tài liệu, họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ các tài khoản đó trong hơn 6 năm. Ngược lại, quyền sở hữu và báo cáo tài chính cần được lưu trữ mãi mãi.

Tại sao chúng ta phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh quá lâu?

Việc lưu giữ an toàn các hồ sơ kinh doanh là điều cần thiết để trong tương lai, chúng có thể dễ dàng được tham chiếu theo nhu cầu. Một số hồ sơ kinh doanh được pháp luật yêu cầu lưu giữ trong một thời gian nhất định trong khi một số tài liệu khác cần được lưu trữ để doanh nghiệp tự tham khảo trong tương lai.

IRS là cơ quan của Mỹ và cơ quan này yêu cầu hồ sơ thuế phải được lưu trữ trong ba năm. Ngoài ra, nếu họ nhỏ bất kỳ lỗi nào, họ cũng có thể yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ nó một cách hợp pháp trong một khoảng thời gian bổ sung nhất định.

Hồ sơ kinh doanh là một yếu tố quyết định quan trọng đối với việc quản lý của bất kỳ tổ chức nào. Nó dựa trên các hoạt động trong quá khứ của doanh nghiệp và hậu quả của chúng, mà ban quản lý đồng ý về những hoạt động trong tương lai. Do đó, hồ sơ kinh doanh trong tương lai đóng vai trò là ánh sáng dẫn đường cho doanh nghiệp mà nó cần lưu trữ.

Mặt khác, có những giấy tờ liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp được yêu cầu lưu giữ vô thời hạn. Tuy nhiên, theo đúng nghĩa, chúng chỉ cần được lưu trữ cho đến khi doanh nghiệp hóa lỏng hoặc giải thể.

Các hồ sơ liên quan đến quyền sở hữu của doanh nghiệp cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch kế nhiệm doanh nghiệp. Nó có thể là một yếu tố quan trọng trong việc hoạch định vai trò của các thế hệ tương lai trong công ty.

Kết luận

Thời gian mà các bản ghi Doanh nghiệp phải được lưu trữ tùy thuộc vào các tính năng của nó.

Nếu là hồ sơ thuế thì phải lưu trữ ba năm. Nếu nó là một cuốn sổ kế toán, nó sẽ cần thiết vô thời hạn. Nếu đó là hồ sơ về hoạt động kinh doanh của công ty, nó phải được lưu trữ ít nhất bảy năm.

Nếu là tài liệu liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp thì phải lưu trữ vô thời hạn. Nếu là hồ sơ liên quan đến nhân viên thì phải lưu trữ XNUMX năm.

dự án

1. https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
2. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375