हमें व्यावसायिक रिकॉर्ड कब तक रखना होगा (और क्यों)?

सटीक उत्तर: 3 से 6 वर्ष

व्यावसायिक रिकॉर्ड उन दस्तावेज़ों को संदर्भित करते हैं जिनका उपयोग किसी भी कारण से भविष्य में संदर्भ के लिए किया जा सकता है। वे खातों की किताबें या व्यावसायिक संगठन को उनके व्यावसायिक कर्तव्यों के संचालन के संबंध में सिर्फ सरकारी प्रमाण पत्र हो सकते हैं। उन्हें उन उपकरणों के रूप में संक्षेपित किया जा सकता है जो व्यवसाय के महत्व से संबंधित किसी कार्य, बाधा या घटना को रिकॉर्ड करते हैं।

आधिकारिक दस्तावेज़ों के अलावा, व्यावसायिक दस्तावेज़ों में व्यावसायिक बैठकों के मिनट्स, ज्ञापन और नौकरी के समझौते भी शामिल होते हैं। हालाँकि रिकॉर्ड रखना एक निर्विवाद रूप से उबाऊ कार्य है, यह निश्चित रूप से भविष्य की मुकदमेबाजी और व्यवसाय के भविष्य की योजना बनाने में मदद कर सकता है।

हमें कब तक व्यावसायिक रिकॉर्ड रखना होगा?

किसी व्यावसायिक संगठन के व्यावसायिक रिकॉर्ड को छह प्रमुख प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है। ये कर रिकॉर्ड, पेरोल कर रिकॉर्ड, कर्मचारी फाइलें, खातों की किताबें, फर्म के परिचालन व्यवसाय से संबंधित दस्तावेज और फर्म के स्वामित्व से संबंधित दस्तावेज हैं।

अधिकांश व्यावसायिक रिकॉर्ड की 10 वर्ष से अधिक समय की आवश्यकता नहीं होती है। आईआरएस को अधिकांश रिकॉर्ड केवल तीन वर्षों के लिए संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है। हालाँकि, यदि उन्हें दस्तावेज़ों में कोई संभावित त्रुटि या धोखाधड़ी नज़र आती है, तो वे व्यवसाय से उन खातों को 6 वर्षों से अधिक समय तक संग्रहीत करने के लिए कहते हैं। इसके विपरीत, स्वामित्व और वित्तीय विवरण को हमेशा के लिए संग्रहीत करने की आवश्यकता है।

हमें व्यावसायिक रिकॉर्ड इतने लंबे समय तक क्यों रखना पड़ता है?

व्यावसायिक रिकॉर्ड को सुरक्षित रखना आवश्यक है ताकि भविष्य में आवश्यकता के अनुसार उन्हें आसानी से संदर्भित किया जा सके। कुछ व्यावसायिक रिकॉर्डों को कानूनी तौर पर एक निश्चित अवधि के लिए रखना आवश्यक होता है जबकि कुछ अन्य दस्तावेजों को व्यवसाय के भविष्य के स्व-संदर्भ के लिए संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है।

आईआरएस अमेरिकी निकाय है और यह कर रिकॉर्ड को तीन साल तक संग्रहीत करने का आदेश देता है। इसके अलावा, यदि वे किसी गड़बड़ी को छोटा करते हैं, तो वे कानूनी तौर पर व्यवसाय से इसे कुछ अतिरिक्त अवधि के लिए संग्रहीत करने के लिए भी कह सकते हैं।

व्यावसायिक रिकॉर्ड किसी भी संगठन के प्रबंधन के लिए एक महत्वपूर्ण निर्णायक तत्व हैं। व्यवसाय की पिछली गतिविधियों और उनके परिणामों के आधार पर ही प्रबंधन भविष्य की गतिविधियों पर सहमत होता है। इस प्रकार, भविष्य के व्यावसायिक रिकॉर्ड व्यवसाय के लिए मार्गदर्शक रोशनी के रूप में काम करते हैं जिन्हें उसे संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है।

दूसरी ओर, व्यवसाय की स्थापना से संबंधित दस्तावेज भी होते हैं जिन्हें अनंत काल तक रखना आवश्यक होता है। हालाँकि, सही अर्थों में, उन्हें केवल व्यवसाय के द्रवीकरण या विघटन तक ही संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है।

व्यवसाय के स्वामित्व से संबंधित रिकॉर्ड भी व्यवसाय के उत्तराधिकार की योजना बनाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। यह फर्म में भावी पीढ़ियों की भूमिका की योजना बनाने में एक महत्वपूर्ण कारक हो सकता है।

निष्कर्ष

व्यावसायिक रिकॉर्ड को कितने समय तक संग्रहीत करना है यह इसकी विशेषताओं पर निर्भर करता है।

यदि यह एक कर रिकॉर्ड है, तो इसे तीन साल तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। यदि यह खाते की किताब है तो इसकी आवश्यकता अनिश्चित काल तक रहेगी। यदि यह फर्म के परिचालन व्यवसाय का रिकॉर्ड है, तो इसे कम से कम सात वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।

यदि यह व्यवसाय की स्थापना से संबंधित दस्तावेज़ है, तो इसे अनिश्चित काल तक संग्रहीत करना होगा। यदि यह कर्मचारियों से संबंधित रिकॉर्ड है, तो इसे सात साल तक संग्रहीत करना होगा।

संदर्भ

1. https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
2. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375