स्कूल कितने समय तक छात्रों का रिकॉर्ड रखते हैं (और क्यों)?

सटीक उत्तर: कम से कम 5 से 60 वर्षों तक रखा जाता है

एक छात्र का शैक्षणिक रिकॉर्ड (कभी-कभी प्रतिलेख या मार्कशीट के रूप में संदर्भित) एक छात्र द्वारा अपने स्कूल नामांकन के दौरान लिए गए सभी शैक्षणिक पाठ्यक्रमों और अर्जित ग्रेड का पूरा रिकॉर्ड होता है। 

संयुक्त राज्य अमेरिका में, प्रतिलेख स्थानीय हाई स्कूल, कॉलेज या विश्वविद्यालय रजिस्ट्रार कार्यालय द्वारा तैयार और प्रबंधित किए जाते हैं।

प्रतिलेख में लिए गए प्रत्येक पाठ्यक्रम, उस पाठ्यक्रम के लिए अर्जित ग्रेड और दिए गए किसी भी क्रेडिट की सूची होगी। कुछ मामलों में (विशेष रूप से उत्तर-माध्यमिक स्तर पर), ग्रेड के साथ-साथ उन प्रोफेसरों का वर्णनात्मक मूल्यांकन भी हो सकता है जिन्होंने संबंधित छात्र को पढ़ाया है। 

स्कूल कब तक छात्रों का रिकॉर्ड रखते हैं?

Generally, schools keep student records for about seven years. However, one may keep some records for longer periods due to the specific nature of the information; for example, a school may keep transcripts indefinitely to track a student’s academic progress.

आधिकारिक प्रतिलेखों में प्राप्त डिग्री(डिग्रियों) और स्नातक को दिए गए किसी भी सम्मान को भी दिखाया जाएगा। इसके अलावा, कोई अन्य शैक्षणिक संस्थानों को प्रतिलेख की प्रतियां भेज सकता है।

अधिकांश स्कूल 60 वर्षों तक छात्रों का रिकॉर्ड रखते हैं। हालाँकि, कुछ राज्यों में सख्त कानून हैं जिनके अनुसार रिकॉर्ड को लंबे समय तक रखा जाना आवश्यक है। इसके अतिरिक्त, स्कूल कुछ रिकॉर्ड (जैसे प्रतिलेख) अनिश्चित काल तक रख सकते हैं। 

अभिलेखों के महत्व को कम करके नहीं आंका जा सकता।

हाई स्कूल के बाद लगभग हर आवेदन प्रक्रिया के लिए प्रतिलेखों की आवश्यकता होती है। चाहे कॉलेज, ग्रेजुएट स्कूल, लॉ स्कूल, आदि के लिए आवेदन कर रहे हों मेडिकल स्कूल, शैक्षणिक उपलब्धियों का सटीक और संपूर्ण रिकॉर्ड रखना महत्वपूर्ण है। इसके अतिरिक्त, कई नियोक्ता नौकरी आवेदन प्रक्रिया के हिस्से के रूप में प्रतिलेखों की प्रतियों का अनुरोध करेंगे।

उस व्यावहारिक उपयोग से परे भी, प्रतिलेख किसी के शैक्षणिक करियर को दर्शाते हैं। वे दिखाते हैं कि किसी ने कितनी मेहनत की है और परिणाम क्या हैं।

इसलिए, स्कूल शैक्षणिक प्रगति को ट्रैक करने और कुछ कार्यक्रमों और छात्रवृत्ति के लिए पात्रता निर्धारित करने के लिए छात्रों का रिकॉर्ड रखते हैं। रिकॉर्ड का उपयोग उन छात्रों की पहचान करने के लिए भी किया जाता है जिन्हें अतिरिक्त सहायता या समर्थन की आवश्यकता हो सकती है। इसके अलावा, कुछ कॉलेजों और विश्वविद्यालयों को प्रवेश के लिए आवेदक पर विचार करने के लिए हाई स्कूलों से प्रतिलेख की आवश्यकता होती है।

स्कूल इतने लंबे समय तक छात्रों का रिकॉर्ड क्यों रखेंगे?

रिकॉर्ड की आवश्यकता राज्य और कभी-कभी स्कूल के अनुसार अलग-अलग होती है; उदाहरण के लिए, कुछ राज्यों में, कानून यह अनिवार्य कर रहे हैं कि स्कूल सिस्टम के माध्यम से छात्रों की प्रगति पर नज़र रखें ताकि जब वे कॉलेज या एक अलग प्रकार की शिक्षा प्रणाली (जैसे व्यावसायिक) में प्रवेश करें तो उन्हें बेहतर तरीके से तैयार किया जा सके। 

अन्य समय में, ऐसा इसलिए होता है क्योंकि जिला यह सुनिश्चित करना चाहता है कि उनके सभी छात्रों का हिसाब-किताब किया जाए, विशेष रूप से वे जो स्नातक हुए बिना ही चले गए हों या जो घर से स्कूली शिक्षा प्राप्त कर चुके हों। 

व्यक्तिगत छात्रों पर विस्तृत रिकॉर्ड रखने के पीछे सुरक्षा कारण भी हो सकते हैं - जैसे बैंक उन सभी के खाते की जानकारी रखते हैं जिनके पास खाता है, स्कूल प्रत्येक छात्र के बारे में विशिष्ट डेटा तक पहुंच चाहते हैं।

एक और सरल कारण यह है कि स्कूलों को छात्रों के रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है ताकि उन्हें उनके शैक्षणिक प्रदर्शन और उनकी प्रगति की स्पष्ट और सटीक तस्वीर प्रदान की जा सके। कोई भी व्यक्ति इन रिकॉर्डों का उपयोग विद्यार्थियों के आगे बढ़ने के लिए सीखने के अवसरों को बेहतर बनाने में मदद के लिए कर सकता है, जिससे अंततः इसमें शामिल सभी लोगों के लिए बेहतर परिणाम प्राप्त होंगे।

ऐसी कई परिस्थितियाँ हैं जिनमें कोई भी छात्र रिकॉर्ड साझा कर सकता है। आमतौर पर, स्कूल जिले छात्र के माता-पिता या अभिभावकों की लिखित सहमति के साथ तीसरे पक्ष को छात्र रिकॉर्ड का खुलासा करेंगे। 

हालाँकि, इस नियम के अपवाद हैं; उदाहरण के लिए, स्कूल जिले किसी आपात स्थिति में या कानून द्वारा आवश्यक होने पर माता-पिता की सहमति के बिना छात्र रिकॉर्ड का खुलासा कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, स्कूल जिले अनुसंधान या कार्यक्रम मूल्यांकन के लिए अन्य एजेंसियों या संस्थानों को छात्र रिकॉर्ड का खुलासा कर सकते हैं।

निष्कर्ष

छात्र रिकॉर्ड रखने के कई फायदे हैं। सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक यह है कि यह शिक्षकों को समय के साथ एक छात्र की शैक्षणिक प्रगति को ट्रैक करने और संघर्ष के किसी भी क्षेत्र की पहचान करने की अनुमति देता है। छात्र को सफल होने में मदद करने के लिए लक्षित सहायता प्रदान करने के लिए कोई भी इस जानकारी का उपयोग कर सकता है।

छात्रों के रिकॉर्ड रखने का एक और महत्वपूर्ण लाभ यह है कि कोई उनका उपयोग शैक्षणिक उपलब्धि साबित करने के लिए कर सकता है। यह उन छात्रों के लिए मददगार हो सकता है जो छात्रवृत्ति या स्नातक स्कूलों या अन्य व्यावसायिक कार्यक्रमों में प्रवेश के लिए आवेदन करना चाहते हैं।

अंत में, छात्र रिकॉर्ड बनाए रखने से शिक्षकों को डेटा मिलता है जिसका उपयोग कोई स्कूल के प्रदर्शन को मापने और लंबे समय में और भविष्य के छात्रों के लिए पाठ्यक्रम और निर्देश के बारे में महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए कर सकता है।

संदर्भ

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/106342669900700105 
2. https://academic.oup.com/acn/article/19/2/227/2358?login=true