Risposta esatta: da 3 a 6 anni
I documenti aziendali si riferiscono a quei documenti che possono essere utilizzati per riferimenti futuri per qualsiasi motivo. Possono essere libri contabili o semplicemente certificati governativi per l'organizzazione aziendale in merito allo svolgimento delle proprie funzioni aziendali. Possono essere riassunti come quegli strumenti che registrano un atto, un vincolo o un evento attinente all'importanza dell'impresa.
Oltre ai documenti ufficiali, i documenti aziendali includono anche verbali di riunioni di lavoro, memorandum e accordi di lavoro. Sebbene tenere i registri sia un atto indiscutibilmente noioso, potrebbe certamente aiutare in futuri contenziosi e pianificare il futuro dell'azienda.
Quanto tempo dobbiamo conservare i registri aziendali?
| Tipo di documenti aziendali | Tempo di conservazione |
| Registri fiscali aziendali | |
| A. Dichiarazioni fiscali passate | 3 anni |
| B. Ricevute | 3 anni |
| C. Documenti aziendali vari | 3 anni |
| Se l'IRS rileva un errore | 6 anni |
| Registri delle imposte sui salari | |
| A. Salari | 4 anni |
| B. Fogli orari | 4 anni |
| C. Pagamenti della pensione | 4 anni |
| D. Documenti tributari sul lavoro | 4 anni |
| Se l'IRS rileva un errore | 6 anni |
| File dei dipendenti attuali Dopo il licenziamento dei dipendenti | |
| R. Nel normale svolgimento degli affari | 7 anni |
| B. Se il dipendente ha un infortunio e chiede un risarcimento | 10 anni |
| Affari operativi | |
| A. Registratore di cassa | 7 anni |
| B. Fatture | 7 anni |
| C. Registri di deposito (sia contanti che credito) | 7 anni |
| D. Prova dei pagamenti (compresi gli assegni annullati) | 7 anni |
| E. Registri bancari | 7 anni |
| F. Contabilità fornitori | 7 anni |
| G. Contabilità clienti | 7 anni |
| H. Registri relativi a transazioni di piccola cassa | 7 anni |
| Libri di conti | Indefinitamente |
| Registri di proprietà | Indefinitamente |
I documenti aziendali di un'organizzazione aziendale possono essere classificati in sei tipi principali. Questi sono i registri fiscali, i registri delle imposte sui salari, i fascicoli dei dipendenti, i libri contabili, i documenti relativi all'attività operativa dell'impresa e i documenti relativi alla proprietà dell'impresa.
La maggior parte dei documenti aziendali non sono necessari per più di 10 anni. L'IRS richiede che la maggior parte dei record venga archiviata per soli tre anni. Tuttavia, se notano un probabile errore o frode nei documenti, chiedono all'azienda di archiviare quei conti per più di 6 anni. Al contrario, la proprietà e i rendiconti finanziari devono essere archiviati per sempre.
Perché dobbiamo conservare i registri aziendali per così tanto tempo?
La custodia dei documenti aziendali è essenziale in modo che in futuro possano essere facilmente richiamati secondo la necessità. Alcuni documenti aziendali sono legalmente tenuti a essere conservati per un certo periodo, mentre altri documenti devono essere archiviati per un futuro riferimento personale dell'azienda.
L'IRS è l'organismo americano e impone la conservazione dei registri fiscali per tre anni. In aggiunta a ciò, se subiscono un piccolo fallo, possono anche chiedere legalmente all'azienda di conservarlo per determinati periodi aggiuntivi.
I documenti aziendali sono un elemento decisivo cruciale per la gestione di qualsiasi organizzazione. Si basa sulle attività passate dell'azienda e sulle loro conseguenze, che la direzione è d'accordo su quelle future. Pertanto, i record aziendali futuri fungono da luci guida per l'azienda che deve archiviare.
D'altra parte, ci sono documenti riguardanti lo stabilimento dell'impresa che devono essere conservati all'infinito. Tuttavia, nel vero senso della parola, devono essere conservati solo fino alla liquefazione o allo scioglimento dell'attività.
Anche gli atti relativi alla proprietà dell'impresa svolgono un ruolo significativo nella pianificazione della successione dell'impresa. Potrebbe essere un fattore cruciale nella pianificazione del ruolo delle generazioni future nell'azienda.
Conclusione
Il tempo per il quale i record aziendali devono essere archiviati dipende dalle sue caratteristiche.
Se si tratta di un record fiscale, deve essere conservato per tre anni. Se si tratta di un libro dei conti, sarà necessario a tempo indeterminato. Se si tratta di una registrazione dell'attività operativa dell'azienda, deve essere conservata per almeno sette anni.
Se si tratta di un documento relativo allo stabilimento di un'impresa, deve essere conservato a tempo indeterminato. Se si tratta di un record relativo ai dipendenti, deve essere conservato per sette anni.
Riferimenti
- https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
- https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375
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