Přesná odpověď: 3 až 6 roky
Obchodní záznamy se týkají těch dokumentů, které lze z jakýchkoli důvodů použít pro budoucí reference. Mohou to být účetní knihy nebo jen vládní certifikáty pro obchodní organizaci týkající se výkonu jejich obchodních povinností. Lze je shrnout jako nástroje, které zaznamenávají akt, omezení nebo událost týkající se významu podnikání.
Mezi obchodní dokumenty patří kromě úředních dokumentů také zápisy z obchodních jednání, memoranda a dohody o pracovní činnosti. Přestože je vedení záznamů nesporně nudným úkonem, určitě by mohlo pomoci při budoucích soudních sporech a plánování budoucnosti podniku.
Jak dlouho musíme uchovávat obchodní záznamy?
| Typ obchodních záznamů | Doba skladování |
| Obchodní daňová evidence | |
| A. Minulá daňová přiznání | 3 let |
| B. Účtenky | 3 let |
| C. Různé obchodní záznamy | 3 let |
| Pokud IRS zjistí chybu | 6 let |
| Daňová evidence mezd | |
| A. Mzdy | 4 let |
| B. Pracovní výkazy | 4 let |
| C. Výplaty důchodu | 4 let |
| D. Daňová evidence zaměstnání | 4 let |
| Pokud IRS zjistí chybu | 6 let |
| Aktuální soubory zaměstnanců Po odchodu zaměstnanců | |
| A. Při běžném podnikání | 7 let |
| B. Pokud má zaměstnanec úraz a požaduje náhradu | 10 let |
| Provozní podnikání | |
| A. Pokladna | 7 let |
| B. Faktury | 7 let |
| C. Záznamy o vkladech (hotovostních i kreditních) | 7 let |
| D. Doklad o platbách (včetně zrušených šeků) | 7 let |
| E. Bankovní záznamy | 7 let |
| F. Závazky | 7 let |
| G. Pohledávky | 7 let |
| H. Záznamy související s drobnými hotovostními transakcemi | 7 let |
| Účetní knihy | Na dobu neurčitou |
| Záznamy o vlastnictví | Na dobu neurčitou |
Obchodní záznamy obchodní organizace lze rozdělit do šesti hlavních typů. Jedná se o daňové záznamy, daňové záznamy ze mzdy, spisy zaměstnanců, účetní knihy, dokumenty související s provozní činností firmy a dokumenty související s vlastnictvím firmy.
Většina obchodních záznamů není potřeba déle než 10 let. IRS vyžaduje, aby většina záznamů byla uložena pouze tři roky. Pokud si však všimnou jakékoli pravděpodobné chyby nebo podvodu v dokumentech, požádají firmu, aby tyto účty uchovávala po dobu delší než 6 let. Na rozdíl od toho musí být vlastnictví a účetní závěrky uloženy navždy.
Proč musíme uchovávat obchodní záznamy tak dlouho?
Úschova obchodních záznamů je nezbytná, aby se na ně v budoucnu dalo snadno odkazovat podle potřeby. Některé obchodní záznamy musí být ze zákona uchovávány po určitou dobu, zatímco některé jiné dokumenty musí být uchovávány pro budoucí sebereferenci podniku.
IRS je americký orgán a nařizuje uchovávat daňové záznamy po dobu tří let. Kromě toho, pokud udělají nějaký faul, mohou také legálně požádat podnik o jeho uložení na určitou dobu navíc.
Obchodní záznamy jsou zásadním rozhodujícím prvkem pro řízení jakékoli organizace. Na základě minulých aktivit podniku a jejich důsledků se vedení dohodne na budoucích. Budoucí obchodní záznamy tak slouží jako vodítka pro podnik, který potřebuje uložit.
Na druhé straně existují dokumenty týkající se založení podniku, které je nutné uchovávat donekonečna. V pravém slova smyslu je však třeba skladovat pouze do zkapalnění nebo zrušení podniku.
Záznamy související s vlastnictvím podniku také hrají významnou roli při plánování nástupnictví podniku. Mohlo by to být zásadní faktor při plánování role budoucích generací ve firmě.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Doba, po kterou musí být obchodní záznamy uloženy, závisí na jeho vlastnostech.
Pokud se jedná o daňovou evidenci, musí být uložena po dobu tří let. Pokud se jedná o účetní knihu, bude potřeba na dobu neurčitou. Pokud se jedná o záznam o provozní činnosti firmy, musí být uložen po dobu nejméně sedmi let.
Pokud se jedná o dokument týkající se založení živnosti, musí být uložen na dobu neurčitou. Pokud se jedná o záznam týkající se zaměstnanců, musí být uložen po dobu sedmi let.
Reference
- https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
- https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375
Vynaložil jsem tolik úsilí, abych napsal tento blogový příspěvek, abych vám poskytl hodnotu. Bude to pro mě velmi užitečné, pokud zvážíte sdílení na sociálních sítích nebo se svými přáteli / rodinou. SDÍLENÍ JE ♥️
