Réponse exacte : 3 à 7 ans
Dans ce monde électronique, chaque sujet est disponible en mode en ligne ou hors ligne. Cela comprend également les états financiers, les factures, les billets, les déclarations de revenus et de nombreux documents essentiels. Il fallait les conserver selon leur importance.
Protecting the necessary documents might seem harder to many people. Each day there happens a case of bankruptcy, theft, cybercrime, and other fraudulent activities.
Certaines personnes pensent que les papiers doivent être détruits au préalable afin qu'ils ne soient pas accessibles à quiconque en ligne et hors ligne.
Les documents essentiels doivent être détruits après les avoir conservés pendant un certain temps ou après qu'ils soient devenus inutiles.
Combien de temps conserver les documents ?
| Types | Période |
| Stockage de documents | Trois à sept ans |
| Relevés bancaires et documents de détaxe | Plus d'une décennie |
Lorsque la vie financière se complique, il devient difficile pour un particulier de savoir combien de temps conserver ses documents et quand s'en débarrasser. Les déclarations de revenus sont la partie la plus importante de l'historique financier d'une personne à conserver.
Par définition, un document est un enregistrement ou un fichier d'un événement ou d'une chose nécessaire dans chaque chemin de vie qui doit être stocké en toute sécurité en fonction de leur exigence. Ceux-ci incluent les factures, les testaments, les décrets, les spécifications des produits et bien d'autres.
Il faut conserver une copie papier ou électronique de la déclaration de revenus et de tout paiement effectué au gouvernement pendant toute la vie. Il est préférable de conserver une trace des événements financiers majeurs tels que les dépôts ou les documents juridiques pour rester en sécurité.
Les gens peuvent facilement accéder à leurs documents dématérialisés en ligne et les stocker en toute sécurité. Après le dépôt d'une déclaration, l'IRS peut demander des pièces justificatives pendant quelques années selon les conditions de dépôt. L'une des bonnes idées est de conserver les documents liés aux déclarations de revenus tels que les dossiers bancaires et de courtage, les frais de scolarité et les factures de dons de bienfaisance pendant trois à sept ans.
Les relevés bancaires et de crédit réguliers doivent être stockés en ligne si quelqu'un veut être sans papier. De plus, les talons de paie doivent être conservés en lieu sûr lorsque la saison des impôts arrive pour répondre à l'exactitude du formulaire demandé.
Il n'est pas nécessaire de conserver les factures de la maison et les factures de téléphone portable pendant une longue période à des fins fiscales. Ils doivent être éliminés après vérification des paiements.
Pourquoi conserver les documents aussi longtemps ?
Il est très important de conserver en toute sécurité les documents au format numérique ou en mode papier. En cette ère numérique, la méthode électronique peut être à la fois utile et nuisible. Il peut y avoir des vols, des cybercrimes, des fraudes par lesquelles on peut perdre tous les fichiers importants.
Pour stocker le document numériquement, il faut le garder en sécurité avec un mot de passe complexe. Le mot de passe indiqué doit être différent de ceux utilisés dans d'autres comptes de médias sociaux.
Il ne faut pas simplement jeter les documents privés dans une grande pile car ils peuvent être attrapés par un vol. Ils doivent être investis dans une déchiqueteuse à coupe croisée pour détruire les traces des papiers personnels.
Stocker des documents en mode numérique peut être utile car il contrôle la croissance des fichiers et minimise l'espace de stockage. La gestion des dossiers peut aider à garder les documents confidentiels et à les sécuriser.
Les documents physiques peuvent consommer plus de dépenses et coûter plus de temps pour trouver le document requis. En mode numérique, les coûts d'exploitation sont réduits et l'efficacité des employés est également améliorée.
Les documents peuvent également être supprimés en cas de défaillance du système ou de pénétration d'un virus. Ils peuvent être perdus s'ils ont oublié leurs identifiants et mots de passe pour y accéder. Il peut y avoir un risque de cybercriminalité et d'entrées de données en double dans le système.
Conclusion
Lorsque les entreprises grandissent et s'élargissent, les enregistrements ne cessent également d'augmenter et il devient difficile pour l'entreprise de les stocker physiquement. Les papiers sont également endommagés après quelques mois en raison d'incendies ou d'inondations.
Par conséquent, ils doivent être stockés numériquement avec des mots de passe complexes pour rester hors de danger.
Les états financiers, les factures importantes et les déclarations de revenus doivent être conservés en permanence pour les présenter au gouvernement en cas de besoin. Dans les smartphones, soit le document est conservé dans Google Drive ou Microsoft Onedrive. Par conséquent, le système doit contenir un logiciel antivirus pour empêcher les virus.
Il est important de bien conserver les dossiers afin que personne ne puisse en faire un mauvais usage.
Bibliographie
J'ai mis tellement d'efforts à écrire ce billet de blog pour vous apporter de la valeur. Cela me sera très utile, si vous envisagez de le partager sur les réseaux sociaux ou avec vos amis/famille. LE PARTAGE C'EST ♥️
