Risposta esatta: da 3 a 7 anni
In questo mondo elettronico, ogni questione è disponibile in modalità online o offline. Ciò include anche i rendiconti finanziari, le bollette, i biglietti, le dichiarazioni dei redditi e molti documenti essenziali. Dovevano essere preservati in base alla loro importanza.
Protecting the necessary documents might seem harder to many people. Each day there happens a case of bankruptcy, theft, cybercrime, and other fraudulent activities.
Alcune persone credono che i documenti debbano essere distrutti in anticipo in modo che nessuno possa accedervi sia online che offline.
I documenti essenziali devono essere distrutti dopo averli conservati per un certo periodo o dopo che sono diventati inutili.
Quanto tempo conservare i documenti?
| Tipi | Periodo |
| Archiviazione documenti | Da tre a sette anni |
| Documenti bancari e documenti di rimborso tasse | Più di un decennio |
Quando la vita finanziaria continua a complicarsi, diventa difficile per un individuo sapere per quanto tempo conservare i documenti e quando eliminarli. Le dichiarazioni dei redditi sono la parte più importante della propria storia finanziaria da conservare.
Per definizione, un documento è una registrazione o un file di un evento o di una cosa richiesta in ogni percorso di vita che deve essere conservato in modo sicuro in base alle proprie esigenze. Questi includono fatture, testamenti, ordini esecutivi, specifiche di prodotto e molti altri.
Si deve conservare una copia cartacea o elettronica della dichiarazione dei redditi e di tutti i pagamenti effettuati al governo per tutta la vita. È meglio tenere un registro dei principali eventi finanziari come i documenti legali oi documenti per rimanere al sicuro.
Le persone possono accedere facilmente ai propri documenti cartacei online e archiviarli in modo sicuro. Dopo aver presentato una dichiarazione, l'IRS può richiedere la documentazione giustificativa per alcuni anni in base alle condizioni di deposito. Una delle buone idee è quella di conservare i documenti relativi alle dichiarazioni dei redditi, come le pratiche bancarie e di intermediazione, le spese di iscrizione e le fatture di donazioni di beneficenza per un periodo compreso tra tre e sette anni.
I normali estratti conto bancari e di credito devono essere archiviati online se qualcuno vuole essere senza carta. Inoltre, le buste paga devono essere conservate al sicuro quando arriva la stagione fiscale per soddisfare l'accuratezza del modulo richiesto.
Non è necessario trattenere a lungo le bollette della casa e del cellulare ai fini fiscali. Devono essere smaltiti dopo la verifica dei pagamenti.
Perché conservare i documenti per così tanto tempo?
È molto importante mantenere i documenti al sicuro in formato digitale o cartaceo. In questa era digitale, il metodo elettronico può essere utile e dannoso allo stesso tempo. Potrebbero esserci furti, crimini informatici, frodi con cui si può perdere ogni file importante.
Per archiviare il documento digitalmente, è necessario tenerlo al sicuro con una password complessa. La password fornita deve essere diversa da quelle utilizzate in altri account di social media.
Non si dovrebbero semplicemente gettare i documenti privati in una grande pila perché possono essere catturati da un furto. Devono essere investiti in un distruggidocumenti trasversale per distruggere le tracce delle carte personali.
L'archiviazione di documenti in modalità digitale può essere utile in quanto controlla la crescita dei file e riduce al minimo lo spazio di archiviazione. La gestione dei record può aiutare a mantenere riservati i documenti e a proteggerli.
I documenti fisici possono consumare più spese e costare più tempo per trovare il documento richiesto. In modalità digitale si riducono i costi operativi e si migliora anche l'efficienza dei dipendenti.
I documenti possono anche essere rimossi nel caso in cui il sistema si guasta o vi penetri un virus. Potrebbero essere persi se hanno dimenticato i loro nomi utente e password per accedervi. Potrebbe esserci il rischio di crimini informatici e di immissione di dati duplicati nel sistema.
Conclusione
Quando le aziende crescono e si allargano, anche i record continuano ad aumentare e diventa difficile per l'azienda archiviarli fisicamente. Le carte si danneggiano anche dopo alcuni mesi a causa di incendi o inondazioni.
Pertanto, devono essere archiviati digitalmente con password complesse per rimanere fuori pericolo.
I rendiconti finanziari, le cambiali importanti e le dichiarazioni dei redditi devono essere conservati permanentemente per presentarli al governo nei momenti di bisogno. Negli smartphone, il documento viene conservato in Google Drive o Microsoft Onedrive. Pertanto, il sistema deve contenere un software antivirus per prevenire i virus.
È importante mantenere i record correttamente in modo che nessuno possa farne un uso improprio.
Riferimenti
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