正解：3年から7年
この電子の世界では、すべての問題がオンラインモードまたはオフラインモードで利用できます。 これには、財務諸表、請求書、チケット、納税申告書、および多くの重要な文書も含まれます。 それらはそれらの重要性に従って保存されなければなりませんでした。
多くの人にとって、必要な文書を保護するのは難しいように思えるかもしれません。毎日、破産、盗難、サイバー犯罪、その他の詐欺行為が発生しています。
オンラインとオフラインの両方で誰もアクセスできないように、事前に書類を破棄する必要があると考える人もいます。
重要な文書は、一定期間保存した後、または使用できなくなった後に破棄する必要があります。
ドキュメントを保持する期間はどれくらいですか？
経済的な生活が複雑になると、個人が文書を保管する期間とそれらをいつ取り除くかを知ることが難しくなります。 納税申告書は、保管しておくべき自分の財務履歴の最も重要な部分です。
定義上、ドキュメントとは、人生の各パスで必要とされるイベントまたは事柄の記録またはファイルであり、要件に従って安全に保管する必要があります。 これらには、請求書、意志、大統領命令、製品仕様、および他の多くが含まれます。
納税申告書と政府への支払いのハードコピーまたは電子コピーを生涯にわたって保管する必要があります。 安全を確保するために、法的書類や書類などの主要な財務イベントの記録を保持することをお勧めします。
人々はペーパーレス文書にオンラインで簡単にアクセスして安全に保管することができます。 申告書を提出した後、IRSは、提出条件に応じて、数年間、裏付けとなる書類を要求する場合があります。 銀行や証券会社のファイル、授業料、慈善寄付金などの確定申告に関連する書類をXNUMX〜XNUMX年間保管することをお勧めします。
誰かがペーパーレスになりたい場合は、通常の銀行とクレジットの明細書をオンラインで保存する必要があります。 また、要求されたフォームの正確さを満たすために、納税シーズンが到来したときに給与明細書を安全に保つ必要があります。
税務上、家計や携帯電話の請求書を長期間保管する必要はありません。 支払いが確認された後、それらを処分する必要があります。
なぜそんなに長い間ドキュメントを保持するのですか？
デジタル形式または紙のモードでドキュメントを安全に保つことは非常に重要です。 このデジタル時代では、電子的な方法は有益であると同時に有害である可能性があります。 盗難、サイバー犯罪、詐欺など、重要なファイルをすべて失う可能性があります。
ドキュメントをデジタルで保存するには、複雑なパスワードを使用してドキュメントを安全に保管する必要があります。 与えられるパスワードは、他のソーシャルメディアアカウントで使用されているものとは異なる必要があります。
個人の書類は盗難に遭う可能性があるので、大きな山に捨ててはいけません。 彼らは、個人的な書類の痕跡を破壊するために、クロスカットシュレッダーに投資しなければなりません。
ドキュメントをデジタルモードで保存すると、ファイルの増大を制御し、ストレージスペースを最小限に抑えることができるので便利です。 記録管理は、ドキュメントの機密を保持し、それらを保護するのに役立ちます。
物理的なドキュメントは、必要なドキュメントを見つけるためにより多くの費用と時間を費やす可能性があります。 デジタルモードでは、運用コストが削減され、従業員の効率も向上します。
システムに障害が発生したり、ウイルスが侵入した場合に備えて、ドキュメントを削除することもできます。 アクセスするためのユーザー名とパスワードを忘れた場合、紛失する可能性があります。 サイバー犯罪やシステム内のデータ入力の重複のリスクがある可能性があります。
まとめ
ビジネスが成長し、拡大するにつれて、記録も増え続け、会社がそれらを物理的に保管することが困難になります。 紙はまた、火災や洪水の状況のために数ヶ月後に損傷します。
したがって、危険を回避するために、複雑なパスワードを使用してデジタルで保存する必要があります。
財務諸表、重要な請求書、および納税申告書は、必要なときに政府に提示するために恒久的に保管する必要があります。 スマートフォンでは、ドキュメントはGoogleドライブまたはMicrosoftOnedriveに保存されます。 したがって、システムにはウイルスを防ぐためのウイルス対策ソフトウェアが含まれている必要があります。
誰もがそれらを悪用できないように、記録を適切に維持することが重要です。
参考文献
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