Exact antwoord: 3 tot 6 jaar
Bedrijfsgegevens verwijzen naar die documenten die om welke reden dan ook voor toekomstige referenties kunnen worden gebruikt. Het kunnen boekhoudingen zijn of gewoon overheidscertificaten voor de bedrijfsorganisatie met betrekking tot de uitvoering van hun zakelijke taken. Ze kunnen worden samengevat als die instrumenten die een handeling, een beperking of een gebeurtenis met betrekking tot het belang van zaken vastleggen.
Naast officiële documenten bevatten zakelijke documenten ook notulen van zakelijke bijeenkomsten, nota's en arbeidsovereenkomsten. Hoewel het bijhouden van gegevens een onbetwistbaar saaie handeling is, kan het zeker helpen bij toekomstige rechtszaken en het plannen van de toekomst van het bedrijf.
Hoe lang moeten we zakelijke gegevens bewaren?
| Type zakelijke gegevens | Opslagtijd |
| Zakelijke belastinggegevens | |
| A. Eerdere belastingaangiften | 3 jaar |
| B. Ontvangsten | 3 jaar |
| C. Diverse zakelijke documenten | 3 jaar |
| Als de IRS een fout vindt | 6 jaar |
| Loonbelastinggegevens | |
| A. Lonen | 4 jaar |
| B. Urenstaten | 4 jaar |
| C. Pensioenbetalingen | 4 jaar |
| D. Arbeidsbelastinggegevens | 4 jaar |
| Als de IRS een fout vindt | 6 jaar |
| Huidige werknemersbestanden Na het vertrek van de werknemer | |
| A. In de normale gang van zaken | 7 jaar |
| B. Als de werknemer een ongeval heeft en hij claimt een vergoeding | 10 jaar |
| Operationele zaken | |
| A. Kassa | 7 jaar |
| B. Facturen | 7 jaar |
| C. Stortingsgegevens (zowel contant als tegoed) | 7 jaar |
| D. Bewijs van betalingen (inclusief geannuleerde cheques) | 7 jaar |
| E. Bankgegevens | 7 jaar |
| F. Crediteuren | 7 jaar |
| G. Debiteuren | 7 jaar |
| H. Gegevens met betrekking tot kleine contante transacties | 7 jaar |
| Boeken van rekeningen | Voor onbepaalde tijd |
| Gegevens van eigendom | Voor onbepaalde tijd |
De bedrijfsgegevens van een bedrijfsorganisatie kunnen worden ingedeeld in zes hoofdtypen. Dit zijn de belastingadministratie, de loonbelastingadministratie, de personeelsdossiers, de boekhouding, documenten met betrekking tot de operationele activiteiten van het bedrijf en de documenten met betrekking tot het eigendom van het bedrijf.
De meeste bedrijfsgegevens zijn niet langer dan 10 jaar nodig. IRS vereist dat de meeste records slechts drie jaar worden bewaard. Als ze echter een mogelijke fout of fraude in de documenten opmerken, vragen ze het bedrijf om die rekeningen langer dan 6 jaar te bewaren. In tegenstelling hiermee moeten eigendoms- en financiële overzichten voor altijd worden bewaard.
Waarom moeten we zakelijke gegevens zo lang bewaren?
De bewaring van de bedrijfsgegevens is essentieel, zodat ze in de toekomst gemakkelijk kunnen worden geraadpleegd volgens de behoefte. Sommige bedrijfsgegevens moeten wettelijk voor een bepaalde periode worden bewaard, terwijl andere documenten moeten worden bewaard voor toekomstige zelfreferentie van het bedrijf.
De IRS is de Amerikaanse instantie en schrijft voor dat de belastinggegevens drie jaar moeten worden bewaard. Daarnaast kunnen ze, als ze een fout maken, het bedrijf ook wettelijk vragen om het voor bepaalde extra perioden op te slaan.
Bedrijfsgegevens zijn een cruciaal beslissend element voor het management van elke organisatie. Het is gebaseerd op de vroegere activiteiten van het bedrijf en de gevolgen daarvan, dat het management overeenstemming bereikt over de toekomstige. De toekomstige bedrijfsgegevens dienen dus als leidraad voor het bedrijf dat moet worden opgeslagen.
Aan de andere kant zijn er documenten met betrekking tot de oprichting van het bedrijf die oneindig moeten worden bewaard. In de ware zin van het woord hoeven ze echter alleen te worden opgeslagen tot het vloeibaar is of tot de ontbinding van het bedrijf.
De gegevens met betrekking tot het eigendom van het bedrijf spelen ook een belangrijke rol bij de planning van de opvolging van het bedrijf. Het kan een cruciale factor zijn bij het plannen van de rol van toekomstige generaties in het bedrijf.
Conclusie
Hoe lang Bedrijfsgegevens moeten worden bewaard, hangt af van de kenmerken ervan.
Als het een belastingaangifte is, moet deze drie jaar worden bewaard. Als het een rekeningboek is, is het voor onbepaalde tijd nodig. Als het een record is van de operationele activiteiten van het bedrijf, moet het ten minste zeven jaar worden bewaard.
Als het een document is dat betrekking heeft op de oprichting van een bedrijf, moet het voor onbepaalde tijd worden bewaard. Als het een record is dat betrekking heeft op werknemers, moet het zeven jaar worden bewaard.
Referenties
- https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
- https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375
Ik heb zoveel moeite gestoken in het schrijven van deze blogpost om jou van waarde te kunnen zijn. Het zal erg nuttig voor mij zijn, als je overweegt het te delen op sociale media of met je vrienden/familie. DELEN IS ️
