Giữ tài liệu trong bao lâu (và tại sao)?

Câu trả lời chính xác: 3 đến 7 năm

Trong thế giới điện tử này, mọi vấn đề đều có sẵn ở chế độ trực tuyến hoặc ngoại tuyến. Điều này cũng bao gồm các báo cáo tài chính, hóa đơn, vé, tờ khai thuế và nhiều tài liệu cần thiết. Chúng phải được bảo tồn tùy theo tầm quan trọng của chúng.

Việc bảo vệ các tài liệu cần thiết có vẻ khó khăn hơn đối với nhiều người. Mỗi ngày đều xảy ra trường hợp phá sản, trộm cắp, tội phạm mạng và các hoạt động lừa đảo khác.

Một số người tin rằng các giấy tờ phải được tiêu hủy trước để không ai có thể truy cập chúng cả trực tuyến và ngoại tuyến.

Các tài liệu cần thiết phải được tiêu hủy sau khi bảo quản chúng trong một thời gian nhất định hoặc sau khi chúng hết giá trị sử dụng.

Bao lâu để giữ tài liệu?

Khi cuộc sống tài chính trở nên phức tạp, một cá nhân sẽ khó biết nên lưu trữ tài liệu trong bao lâu và khi nào nên loại bỏ chúng. Tờ khai thuế là phần quan trọng nhất trong lịch sử tài chính của một người được lưu trữ.

Theo định nghĩa, tài liệu là một bản ghi hoặc tệp về một sự kiện hoặc sự vật cần thiết trong mỗi chặng đường của cuộc sống phải được lưu trữ an toàn theo yêu cầu của chúng. Chúng bao gồm hóa đơn, di chúc, lệnh điều hành, thông số kỹ thuật của sản phẩm và nhiều thứ khác.

Người ta phải giữ một bản sao cứng hoặc điện tử của tờ khai thuế và bất kỳ khoản thanh toán nào được thực hiện cho chính phủ trong suốt cuộc đời. Tốt hơn hết là bạn nên ghi lại các sự kiện tài chính lớn chẳng hạn như hồ sơ pháp lý hoặc tài liệu để giữ an toàn.

Mọi người có thể dễ dàng truy cập trực tuyến các tài liệu không cần giấy tờ của họ và lưu trữ chúng một cách an toàn. Sau khi nộp tờ khai, IRS có thể yêu cầu tài liệu hỗ trợ trong một vài năm tùy theo điều kiện nộp đơn. Một trong những ý tưởng hay là lưu trữ các tài liệu liên quan đến khai thuế như hồ sơ ngân hàng và môi giới, học phí và hóa đơn quyên góp từ thiện trong ba đến bảy năm.

Các báo cáo tín dụng và ngân hàng thông thường phải được lưu trữ trực tuyến nếu ai đó muốn không cần giấy tờ. Ngoài ra, cuống phiếu lương phải được giữ an toàn khi mùa thuế đến để đáp ứng tính chính xác của biểu mẫu được yêu cầu.

Không bắt buộc phải giữ hóa đơn nhà và hóa đơn điện thoại di động trong một thời gian dài vì mục đích thuế. Chúng phải được xử lý sau khi các khoản thanh toán đã được xác minh.

Tại sao giữ tài liệu lâu như vậy?

Điều rất quan trọng là giữ an toàn cho tài liệu ở định dạng kỹ thuật số hoặc chế độ giấy. Trong kỷ nguyên kỹ thuật số này, phương pháp điện tử có thể hữu ích cũng như có hại cùng một lúc. Có thể xảy ra hành vi trộm cắp, tội phạm mạng, lừa đảo khiến người ta có thể mất mọi tệp quan trọng.

Để lưu trữ tài liệu kỹ thuật số, người ta phải giữ nó an toàn bằng một mật khẩu phức tạp. Mật khẩu được cung cấp phải khác với mật khẩu được sử dụng trong các tài khoản mạng xã hội khác.

Người ta không nên vứt tài liệu cá nhân thành một đống lớn vì chúng có thể bị bắt bởi một tên trộm. Họ phải đầu tư máy hủy tài liệu cắt ngang để hủy dấu vết giấy tờ tùy thân.

Lưu trữ tài liệu ở chế độ kỹ thuật số có thể hữu ích vì nó kiểm soát sự phát triển của tệp và giảm thiểu dung lượng lưu trữ. Quản lý hồ sơ có thể giúp giữ bí mật và bảo mật tài liệu.

Các tài liệu vật lý có thể tiêu tốn nhiều chi phí hơn và tốn nhiều thời gian hơn để tìm tài liệu cần thiết. Ở chế độ kỹ thuật số, chi phí vận hành giảm và hiệu quả của nhân viên cũng được cải thiện.

Các tài liệu cũng có thể bị xóa trong trường hợp hệ thống bị lỗi hoặc vi-rút xâm nhập vào nó. Họ có thể bị mất nếu quên tên người dùng và mật khẩu để truy cập. Có thể có nguy cơ về tội phạm mạng và các mục nhập dữ liệu trùng lặp trong hệ thống.

Kết luận

Khi các doanh nghiệp phát triển và trở nên rộng lớn hơn, các bản ghi cũng tiếp tục tăng lên và công ty sẽ khó lưu trữ chúng về mặt vật lý. Các giấy tờ cũng bị hư hỏng sau một vài tháng do hỏa hoạn hoặc lũ lụt.

Do đó, chúng phải được lưu trữ kỹ thuật số với mật khẩu phức tạp để tránh nguy hiểm.

Các báo cáo tài chính, các hóa đơn quan trọng và tờ khai thuế phải được lưu giữ vĩnh viễn để trình bày trước chính phủ khi cần thiết. Trong điện thoại thông minh, tài liệu được lưu trong Google Drive hoặc Microsoft Onedrive. Vì vậy, hệ thống phải có phần mềm diệt virus để ngăn chặn virus.

Điều quan trọng là phải duy trì hồ sơ đúng cách để không ai có thể sử dụng chúng một cách xấu xa.

dự án

1. https://www.jstor.org/stable/24980135