الإجابة الدقيقة: 3 To 7 Years
في هذا العالم الإلكتروني ، تكون كل مسألة متاحة إما في وضع الاتصال بالإنترنت أو عدم الاتصال بالإنترنت. ويشمل ذلك أيضًا البيانات المالية والفواتير والتذاكر والإقرارات الضريبية والعديد من المستندات الأساسية. كان لا بد من الحفاظ عليها حسب أهميتها.
قد تبدو حماية المستندات الضرورية أكثر صعوبة بالنسبة للعديد من الأشخاص. كل يوم تحدث حالة إفلاس وسرقة وجرائم إلكترونية وأنشطة احتيالية أخرى.
يعتقد بعض الناس أنه يجب إتلاف الأوراق مسبقًا حتى لا يتمكن أي شخص من الوصول إليها سواء عبر الإنترنت أو في وضع عدم الاتصال.
يجب إتلاف المستندات الأساسية بعد حفظها لفترة معينة أو بعد أن تصبح عديمة الفائدة.
كم من الوقت للاحتفاظ بالمستندات؟
عندما تزداد الحياة المالية تعقيدًا ، يصبح من الصعب على الفرد معرفة مدة تخزين المستندات ومتى يتخلص منها. الإقرارات الضريبية هي أهم جزء في التاريخ المالي للفرد يجب تخزينه.
بحكم التعريف ، المستند عبارة عن سجل أو ملف لحدث أو شيء مطلوب في كل مسار حياة يجب تخزينه بأمان وفقًا لمتطلباتهم. وتشمل هذه الفواتير والوصايا والأوامر التنفيذية ومواصفات المنتج وغيرها الكثير.
يجب على المرء الاحتفاظ بنسخة ورقية أو إلكترونية من الإقرار الضريبي وأي مدفوعات تم دفعها للحكومة مدى الحياة. من الأفضل الاحتفاظ بسجل للأحداث المالية الكبرى مثل الإيداعات القانونية أو المستندات للبقاء في أمان.
يمكن للأشخاص الوصول بسهولة إلى مستنداتهم غير الورقية عبر الإنترنت وتخزينها بأمان. بعد تقديم الإقرار ، قد تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية وثائق داعمة لبضع سنوات وفقًا لشروط الإيداع. تتمثل إحدى الأفكار الجيدة في تخزين المستندات المتعلقة بالإقرارات الضريبية مثل ملفات البنك والسمسرة والمصروفات الدراسية وفواتير التبرعات الخيرية لمدة ثلاث إلى سبع سنوات.
يجب تخزين البيانات المصرفية والائتمانية العادية على الإنترنت إذا كان شخص ما يريد أن يكون بلا أوراق. أيضًا ، يجب أن تظل قسائم الدفع آمنة عند وصول موسم الضرائب للوفاء بدقة النموذج المطلوب.
لا يشترط الاحتفاظ بفواتير المنزل وفواتير الهاتف الخليوي لفترة طويلة للأغراض الضريبية. يجب التخلص منها بعد التحقق من المدفوعات.
لماذا تحتفظ بالمستندات لفترة طويلة؟
من المهم جدًا الحفاظ على المستندات آمنة في التنسيق الرقمي أو الوضع الورقي. في هذا العصر الرقمي ، يمكن أن تكون الطريقة الإلكترونية مفيدة ومضرة في نفس الوقت. قد تكون هناك سرقة وجرائم إلكترونية وعمليات احتيال يمكن من خلالها فقدان كل ملف مهم.
لتخزين المستند رقميًا ، يجب على المرء الاحتفاظ به آمنًا بكلمة مرور معقدة. يجب أن تكون كلمة المرور المقدمة مختلفة عن تلك المستخدمة في حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الأخرى.
لا ينبغي للمرء أن يرمي المستندات الخاصة في كومة كبيرة فقط حيث يمكن أن يتم القبض عليها بالسرقة. يجب استثمارها في آلة تمزيق متقاطعة لتدمير آثار الأوراق الشخصية.
يمكن أن يكون تخزين المستندات في الوضع الرقمي مفيدًا لأنه يتحكم في نمو الملفات ويقلل من مساحة التخزين. يمكن أن تساعد إدارة السجلات في الحفاظ على سرية المستندات وتأمينها.
قد تستهلك المستندات المادية مزيدًا من النفقات وتكلف المزيد من الوقت للعثور على المستند المطلوب. في الوضع الرقمي ، يتم تقليل تكاليف التشغيل وتحسين كفاءة الموظفين أيضًا.
يمكن أيضًا إزالة المستندات في حالة فشل النظام أو دخول فيروس فيه. قد يضيعون إذا نسوا أسماء المستخدمين وكلمات المرور الخاصة بهم للوصول إليها. قد يكون هناك خطر حدوث جرائم إلكترونية وإدخالات بيانات مكررة في النظام.
وفي الختام
عندما تنمو الأعمال التجارية وتتسع ، تستمر السجلات أيضًا في الزيادة ويصبح من الصعب على الشركة تخزينها ماديًا. تتلف الأوراق أيضًا بعد بضعة أشهر بسبب حالات الحريق أو الفيضانات.
لذلك ، يجب تخزينها رقميًا بكلمات مرور معقدة لتظل بعيدًا عن الخطر.
يجب الاحتفاظ بالبيانات المالية والفواتير الهامة والإقرارات الضريبية بشكل دائم لعرضها على الحكومة في أوقات الحاجة. في الهواتف الذكية ، يتم الاحتفاظ بالمستند في Google Drive أو Microsoft Onedrive. لذلك ، يجب أن يحتوي النظام على برنامج مكافحة فيروسات لمنع الفيروسات.
من المهم الاحتفاظ بالسجلات بشكل صحيح حتى لا يتمكن أي شخص من إساءة استخدامها.
مراجع حسابات
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
