الإجابة المطابقة: من 3 إلى 6 سنوات
تشير سجلات الأعمال إلى تلك المستندات التي يمكن استخدامها كمراجع مستقبلية لأي أسباب. قد تكون دفاتر حسابات أو مجرد شهادات حكومية لمنظمة الأعمال فيما يتعلق بتسيير واجباتهم التجارية. يمكن تلخيصها على أنها تلك الأدوات التي تسجل فعلًا أو قيدًا أو حدثًا يتعلق بأهمية العمل.
بصرف النظر عن الوثائق الرسمية ، تتضمن وثائق العمل أيضًا محاضر اجتماعات العمل والمذكرات واتفاقيات العمل. على الرغم من أن الاحتفاظ بالسجلات عمل ممل بلا منازع ، إلا أنه قد يساعد بالتأكيد في الدعاوى القضائية المستقبلية والتخطيط لمستقبل الشركة.
كم من الوقت يتعين علينا الاحتفاظ بسجلات الأعمال؟
| نوع السجلات التجارية | وقت التخزين |
| سجلات ضرائب الأعمال | |
| أ. الإقرارات الضريبية السابقة | 3 سنة |
| ب. الإيصالات | 3 سنة |
| السجلات التجارية المتنوعة | 3 سنة |
| إذا وجدت IRS خطأ | 6 سنة |
| سجلات ضريبة الرواتب | |
| أ. الأجور | 4 سنة |
| ب. جداول زمنية | 4 سنة |
| ج- مدفوعات المعاشات التقاعدية | 4 سنة |
| سجلات ضريبة العمل | 4 سنة |
| إذا وجدت IRS خطأ | 6 سنة |
| ملفات الموظفين الحالية بعد مغادرة الموظف | |
| A. في سير العمل العادي | 7 سنة |
| ب- إذا تعرض الموظف لحادث وطالب بالتعويض | 10 سنة |
| الأعمال التشغيلية | |
| أ. تسجيل النقدية | 7 سنة |
| ب - الفواتير | 7 سنة |
| جيم - سجلات الإيداع (النقدية والائتمانية) | 7 سنة |
| د. إثبات المدفوعات (بما في ذلك الشيكات الملغاة) | 7 سنة |
| سجلات البنك | 7 سنة |
| و. الحسابات الدائنة | 7 سنة |
| ز. حسابات القبض | 7 سنة |
| حاء - السجلات المتعلقة بمعاملات المصروفات النثرية | 7 سنة |
| كتب الحسابات | إلى أجل غير مسمى |
| سجلات الملكية | إلى أجل غير مسمى |
يمكن تصنيف السجلات التجارية لمنظمة الأعمال إلى ستة أنواع رئيسية. هذه هي السجلات الضريبية ، وسجلات ضريبة الرواتب ، وملفات الموظفين ، ودفاتر الحسابات ، والمستندات المتعلقة بالعمل التشغيلي للشركة ، والمستندات المتعلقة بملكية الشركة.
معظم السجلات التجارية ليست مطلوبة لأكثر من 10 سنوات. تتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية تخزين معظم السجلات لمدة ثلاث سنوات فقط. ومع ذلك ، إذا لاحظوا أي خطأ محتمل أو احتيال في المستندات ، فإنهم يطلبون من الشركة تخزين هذه الحسابات لأكثر من 6 سنوات. على عكس ذلك ، يجب تخزين الملكية والبيانات المالية إلى الأبد.
لماذا يتعين علينا الاحتفاظ بسجلات الأعمال لفترة طويلة؟
يعد حفظ سجلات العمل أمرًا ضروريًا بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة في المستقبل حسب الحاجة. يلزم قانونًا الاحتفاظ ببعض سجلات العمل لفترة معينة بينما يلزم تخزين بعض المستندات الأخرى للرجوع إليها ذاتيًا في المستقبل للشركة.
مصلحة الضرائب هي الهيئة الأمريكية وهي تفرض تخزين السجلات الضريبية لمدة ثلاث سنوات. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت صغيرة أي خطأ ، فيمكنها أيضًا مطالبة الشركة قانونًا بتخزينها لفترات إضافية معينة.
تعد سجلات الأعمال عنصرًا حاسمًا في تحديد إدارة أي مؤسسة. بناءً على الأنشطة السابقة للشركة وعواقبها ، توافق الإدارة على الأنشطة المستقبلية. وبالتالي ، فإن سجلات الأعمال المستقبلية بمثابة أضواء توجيهية للأعمال التي تحتاج إلى تخزينها.
من ناحية أخرى ، هناك وثائق تتعلق بإنشاء الأعمال التجارية التي يجب الاحتفاظ بها إلى ما لا نهاية. ومع ذلك ، بالمعنى الحقيقي ، يجب تخزينها فقط حتى يتم تسييل العمل أو حله.
تلعب السجلات المتعلقة بملكية العمل أيضًا دورًا مهمًا في التخطيط لخلافة العمل. يمكن أن يكون عاملاً حاسماً في التخطيط لدور الأجيال القادمة في الشركة.
وفي الختام
يعتمد الوقت الذي يجب أن يتم فيه تخزين سجلات الأعمال على ميزاتها.
إذا كان سجلاً ضريبيًا ، فيجب تخزينه لمدة ثلاث سنوات. إذا كان كتاب حساب ، فستكون هناك حاجة إليه إلى أجل غير مسمى. إذا كان سجلاً للأعمال التشغيلية للشركة ، فيجب تخزينه لمدة سبع سنوات على الأقل.
إذا كانت وثيقة تتعلق بإنشاء الأعمال التجارية ، فيجب تخزينها إلى أجل غير مسمى. إذا كان السجل متعلقًا بالموظفين ، فيجب تخزينه لمدة سبع سنوات.
مراجع حسابات
- https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
- https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
