Točan odgovor: 3 do 6 godina
Poslovna evidencija odnosi se na one dokumente koji se iz bilo kojeg razloga mogu koristiti za buduće reference. To mogu biti knjige računa ili samo vladine potvrde poslovnoj organizaciji u vezi s obavljanjem njihovih poslovnih dužnosti. Mogu se sažeti kao oni instrumenti koji bilježe radnju, ograničenje ili događaj koji se odnosi na značaj poslovanja.
Osim službenih dokumenata, poslovni dokumenti su i zapisnici poslovnih sastanaka, memorandumi i ugovori o poslu. Iako je vođenje evidencije nedvojbeno dosadan čin, svakako bi moglo pomoći u budućim sudskim sporovima i planiranju budućnosti poslovanja.
Koliko dugo moramo čuvati poslovne evidencije?
| Vrsta poslovne evidencije | Vrijeme skladištenja |
| Porezna evidencija poduzeća | |
| A. Prošle porezne prijave | 3 godina |
| B. Primici | 3 godina |
| C. Razni poslovni zapisi | 3 godina |
| Ako Porezna uprava pronađe pogrešku | 6 godina |
| Evidencija poreza na plaće | |
| A. Plaće | 4 godina |
| B. Vremenske tablice | 4 godina |
| C. Isplate mirovina | 4 godina |
| D. Evidencija poreza na zaposlenje | 4 godina |
| Ako Porezna uprava pronađe pogrešku | 6 godina |
| Dosjei trenutnih zaposlenika Nakon odlaska zaposlenika | |
| A. U normalnom tijeku poslovanja | 7 godina |
| B. Ako zaposlenik doživi nezgodu i zatraži odštetu | 10 godina |
| Operativno poslovanje | |
| A. Blagajna | 7 godina |
| B. Fakture | 7 godina |
| C. Evidencija depozita (i gotovina i kredit) | 7 godina |
| D. Dokaz o plaćanju (uključujući poništene čekove) | 7 godina |
| E. Bankovni zapisi | 7 godina |
| F. Obveze prema dobavljačima | 7 godina |
| G. Potraživanja | 7 godina |
| H. Evidencija vezana uz sitnu gotovinu | 7 godina |
| Računske knjige | Neodređeno |
| Evidencija vlasništva | Neodređeno |
Poslovna evidencija poslovne organizacije može se klasificirati u šest glavnih vrsta. To su porezne evidencije, evidencije poreza na plaće, dosjei zaposlenika, poslovne knjige, dokumenti vezani uz operativno poslovanje poduzeća te dokumenti vezani uz vlasništvo poduzeća.
Većina poslovnih zapisa nije potrebna dulje od 10 godina. Porezna uprava zahtijeva da se većina zapisa čuva samo tri godine. Međutim, ako primijete bilo kakvu vjerojatnu pogrešku ili prijevaru u dokumentima, traže od poduzeća da pohrani te račune dulje od 6 godina. Nasuprot tome, vlasništvo i financijski izvještaji trebaju biti pohranjeni zauvijek.
Zašto moramo tako dugo čuvati poslovnu evidenciju?
Sigurno čuvanje poslovnih zapisa je neophodno kako bi se u budućnosti mogli lako koristiti prema potrebi. Neke poslovne evidencije zakonski je potrebno čuvati određeno razdoblje, dok je neke druge dokumente potrebno pohraniti za buduće samoreferenciranje poslovanja.
Porezna uprava je američko tijelo i nalaže čuvanje porezne evidencije tri godine. Osim toga, ako umanje bilo kakvu grešku, također mogu zakonski zatražiti od tvrtke da ih pohrani na određena dodatna razdoblja.
Poslovni zapisi ključni su odlučujući element za upravljanje bilo kojom organizacijom. Na temelju prošlih aktivnosti poslovanja i njihovih posljedica, menadžment se dogovara o budućim. Dakle, budući poslovni zapisi služe kao svjetla vodilja za poslovanje koje treba pohraniti.
S druge strane, postoje dokumenti o osnivanju obrta koji se moraju čuvati neograničeno vrijeme. Međutim, u pravom smislu, oni moraju biti pohranjeni samo do ukapljivanja ili raspuštanja poslovanja.
Evidencija vezana uz vlasništvo poduzeća također ima značajnu ulogu u planiranju sukcesije poslovanja. To bi mogao biti ključni čimbenik u planiranju uloge budućih generacija u poduzeću.
Zaključak
Vrijeme na koje se poslovna evidencija mora čuvati ovisi o njezinim značajkama.
Ako se radi o poreznoj evidenciji, mora se čuvati tri godine. Ako se radi o knjizi računa, trebat će joj neograničeno vrijeme. Ako se radi o evidenciji operativnog poslovanja tvrtke, mora se čuvati najmanje sedam godina.
Ako se radi o dokumentu koji se odnosi na osnivanje poslovanja, mora se čuvati na neodređeno vrijeme. Ako se radi o evidenciji koja se odnosi na zaposlenike, mora se čuvati sedam godina.
Reference
- https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=how+long+to+store+business+record&btnG=#d=gs_qabs&u=%23p%3DvVR-PAmJ7x0J
- https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0167923612003375
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
