Exact antwoord: 3 tot 7 jaar
In deze elektronische wereld is elke zaak online of offline beschikbaar. Dit omvat ook de financiële overzichten, rekeningen, tickets, belastingaangiften en vele essentiële documenten. Ze moesten worden bewaard op basis van hun belang.
Protecting the necessary documents might seem harder to many people. Each day there happens a case of bankruptcy, theft, cybercrime, and other fraudulent activities.
Sommige mensen zijn van mening dat de papieren van tevoren moeten worden vernietigd, zodat ze zowel online als offline voor niemand toegankelijk zijn.
De essentiële documenten moeten worden vernietigd nadat ze gedurende een bepaalde periode zijn bewaard of nadat ze onbruikbaar zijn geworden.
Hoe lang documenten bewaren?
| Types | Periode |
| Opslag van documenten | Drie tot zeven jaar |
| Bankgegevens en documenten voor belastingteruggave | Meer dan een decennium |
Wanneer het financiële leven ingewikkeld blijft, wordt het voor een persoon moeilijk om te weten hoe lang documenten moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd. De belastingaangiften zijn het belangrijkste onderdeel van iemands financiële geschiedenis dat moet worden bewaard.
Per definitie is een document een record of bestand van een gebeurtenis of ding dat nodig is in elk levenspad en dat veilig moet worden opgeslagen volgens hun vereisten. Deze omvatten facturen, testamenten, uitvoeringsorders, productspecificaties en vele andere.
Men moet levenslang een harde of elektronische kopie van de belastingaangifte en alle betalingen aan de overheid bewaren. Het is beter om de belangrijkste financiële gebeurtenissen bij te houden, zoals de juridische deponeringen of documenten om veilig te blijven.
Mensen kunnen eenvoudig online toegang krijgen tot hun papierloze documenten en deze veilig opslaan. Na het indienen van een aangifte kan de IRS gedurende enkele jaren om ondersteunende documentatie vragen volgens de indieningsvoorwaarden. Een van de goede ideeën is om de documenten met betrekking tot belastingaangiften, zoals bank- en makelaardijbestanden, collegegeld en rekeningen voor goede doelen, drie tot zeven jaar te bewaren.
De reguliere bank- en kredietafschriften moeten online worden bewaard als iemand papierloos wil zijn. Ook moeten de loonstrookjes veilig worden bewaard wanneer het belastingseizoen aanbreekt om te voldoen aan de juistheid van het gevraagde formulier.
Het is niet verplicht om de woningrekeningen en gsm-rekeningen voor fiscale doeleinden lang te bewaren. Ze moeten worden weggegooid nadat de betalingen zijn geverifieerd.
Waarom documenten zo lang bewaren?
Het is erg belangrijk om documenten veilig te bewaren in digitaal formaat of op papier. In dit digitale tijdperk kan de elektronische methode zowel nuttig als schadelijk zijn. Er kan sprake zijn van diefstal, cybercriminaliteit, fraude waardoor men elk belangrijk bestand kan verliezen.
Om het document digitaal op te slaan, moet men het veilig bewaren met een ingewikkeld wachtwoord. Het opgegeven wachtwoord moet verschillen van het wachtwoord dat wordt gebruikt in andere sociale media-accounts.
Men moet de privé-documenten niet zomaar op een grote stapel weggooien, omdat ze bij diefstal kunnen worden betrapt. Ze moeten worden geïnvesteerd in een cross-cut shredder om de sporen van de persoonlijke papieren te vernietigen.
Het opslaan van documenten in digitale modus kan handig zijn omdat het de groei van bestanden regelt en de opslagruimte minimaliseert. Recordbeheer kan helpen om de documenten vertrouwelijk te houden en te beveiligen.
De fysieke documenten kunnen meer kosten vergen en meer tijd kosten om het vereiste document te vinden. In de digitale modus worden de bedrijfskosten verlaagd en wordt ook de efficiëntie van de medewerkers verbeterd.
De documenten kunnen ook worden verwijderd in het geval dat het systeem uitvalt of een virus binnendringt. Ze kunnen verloren gaan als ze hun gebruikersnamen en wachtwoorden zijn vergeten om toegang te krijgen. Er kan een risico zijn op cybercriminaliteit en dubbele gegevensinvoer in het systeem.
Conclusie
Wanneer bedrijven groeien en breder worden, blijven de records ook toenemen en wordt het voor het bedrijf moeilijk om ze fysiek op te slaan. Ook raken de papieren na enkele maanden beschadigd door brand of overstromingssituaties.
Daarom moeten ze digitaal worden opgeslagen met complexe wachtwoorden om buiten gevaar te blijven.
De financiële overzichten, belangrijke rekeningen en belastingaangiften moeten permanent worden bewaard om ze in tijden van nood aan de overheid te kunnen aanbieden. Op smartphones wordt het document bewaard in Google Drive of Microsoft Onedrive. Daarom moet het systeem antivirussoftware bevatten om virussen te voorkomen.
Het is belangrijk om de administratie goed bij te houden, zodat niemand er misbruik van kan maken.
Referenties
Ik heb zoveel moeite gestoken in het schrijven van deze blogpost om jou van waarde te kunnen zijn. Het zal erg nuttig voor mij zijn, als je overweegt het te delen op sociale media of met je vrienden/familie. DELEN IS ️
