Genaue Antwort: 3 bis 7 Jahre
In dieser elektronischen Welt ist jede Angelegenheit entweder online oder offline verfügbar. Dazu gehören auch die Jahresabschlüsse, Rechnungen, Tickets, Steuererklärungen und viele wichtige Dokumente. Sie mussten entsprechend ihrer Bedeutung erhalten werden.
Der Schutz der erforderlichen Dokumente scheint für viele Menschen schwieriger zu sein. Jeden Tag kommt es zu Insolvenzen, Diebstählen, Cyberkriminalität und anderen betrügerischen Aktivitäten.
Einige Leute glauben, dass die Papiere vorher vernichtet werden müssen, damit niemand online oder offline darauf zugreifen kann.
Die wesentlichen Unterlagen sind nach einer gewissen Aufbewahrungsdauer oder nach Unbrauchbarkeit zu vernichten.
Wie lange Dokumente aufbewahren?
| Typen | Zeitraum |
| Aufbewahrung von Dokumenten | Drei bis sieben Jahre |
| Bankunterlagen und Steuerrückerstattungsdokumente | Mehr als ein Jahrzehnt |
Wenn das Finanzleben immer komplizierter wird, wird es für eine Person schwierig zu wissen, wie lange Dokumente aufbewahrt und wann sie entfernt werden müssen. Die Steuererklärungen sind der wichtigste Teil der aufzubewahrenden Finanzgeschichte.
Per Definition ist ein Dokument eine Aufzeichnung oder Datei eines Ereignisses oder einer Sache, die in jedem Lebensweg erforderlich ist und die entsprechend ihrer Anforderung sicher aufbewahrt werden muss. Dazu gehören Rechnungen, Testamente, Executive Orders, Produktspezifikationen und viele andere.
Eine gedruckte oder elektronische Kopie der Steuererklärung und aller an die Regierung geleisteten Zahlungen muss lebenslang aufbewahrt werden. Es ist besser, Aufzeichnungen über die wichtigsten finanziellen Ereignisse wie die rechtlichen Einreichungen oder Dokumente zu führen, um sicher zu bleiben.
Menschen können ganz einfach online auf ihre papierlosen Dokumente zugreifen und sie sicher aufbewahren. Nach Einreichung einer Erklärung kann der IRS gemäß den Einreichungsbedingungen für einige Jahre Belege verlangen. Eine gute Idee ist es, die mit Steuererklärungen verbundenen Dokumente wie Bank- und Maklerakten, Studiengebühren und Rechnungen für wohltätige Spenden drei bis sieben Jahre lang aufzubewahren.
Wer papierlos sein will, muss die regulären Konto- und Kreditauszüge online hinterlegen. Außerdem müssen die Gehaltsabrechnungen sicher aufbewahrt werden, wenn die Steuersaison kommt, um die Genauigkeit des geforderten Formulars zu erfüllen.
Eine längere steuerliche Aufbewahrung der Haus- und Handyrechnungen ist nicht erforderlich. Sie müssen entsorgt werden, nachdem die Zahlungen überprüft wurden.
Warum Dokumente so lange aufbewahren?
Es ist sehr wichtig, Dokumente im digitalen Format oder im Papiermodus sicher aufzubewahren. In diesem digitalen Zeitalter kann die elektronische Methode gleichzeitig hilfreich und schädlich sein. Es kann Diebstahl, Cyberkriminalität, Betrug geben, durch den man jede wichtige Datei verlieren kann.
Um das Dokument digital zu speichern, muss es mit einem komplexen Passwort geschützt werden. Das angegebene Passwort muss sich von denen unterscheiden, die in anderen Social-Media-Konten verwendet werden.
Man sollte die privaten Dokumente nicht einfach auf einen großen Haufen werfen, da sie einem Diebstahl erwischt werden können. Sie müssen in einen Aktenvernichter mit Kreuzschnitt investiert werden, um die Spuren der Personalpapiere zu vernichten.
Das Speichern von Dokumenten im digitalen Modus kann nützlich sein, da es das Wachstum von Dateien kontrolliert und den Speicherplatz minimiert. Die Datensatzverwaltung kann dabei helfen, die Dokumente vertraulich zu behandeln und zu sichern.
Die physischen Dokumente können mehr Aufwand verbrauchen und mehr Zeit kosten, um das erforderliche Dokument zu finden. Im digitalen Modus werden die Betriebskosten gesenkt und auch die Effizienz der Mitarbeiter verbessert.
Die Dokumente können auch entfernt werden, falls das System ausfällt oder ein Virus eindringt. Sie können verloren gehen, wenn sie ihre Benutzernamen und Passwörter für den Zugriff vergessen haben. Es besteht möglicherweise die Gefahr von Cyberkriminalität und doppelten Dateneingaben im System.
Zusammenfassung
Wenn Unternehmen wachsen und breiter werden, nehmen auch die Aufzeichnungen zu und es wird für das Unternehmen schwierig, sie physisch zu speichern. Die Papiere werden auch nach einigen Monaten durch Feuer oder Überschwemmungen beschädigt.
Daher müssen sie digital mit komplexen Passwörtern gespeichert werden, um gefahrlos zu bleiben.
Die Jahresabschlüsse, wichtige Rechnungen und Steuererklärungen müssen dauerhaft aufbewahrt werden, um sie im Bedarfsfall der Regierung vorlegen zu können. Bei Smartphones wird das Dokument entweder in Google Drive oder Microsoft Onedrive gespeichert. Daher muss das System Antivirensoftware enthalten, um Viren zu verhindern.
Es ist wichtig, Aufzeichnungen ordnungsgemäß zu führen, damit niemand sie missbräuchlich verwenden kann.
Bibliographie
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