Resposta exata: 3 a 7 anos
Neste mundo eletrônico, todos os assuntos estão disponíveis no modo online ou offline. Isso também inclui as demonstrações financeiras, contas, bilhetes, declarações fiscais e muitos documentos essenciais. Eles tiveram que ser preservados de acordo com sua importância.
Proteger os documentos necessários pode parecer mais difícil para muitas pessoas. Todos os dias acontece um caso de falência, roubo, crime cibernético e outras atividades fraudulentas.
Algumas pessoas acreditam que os papéis devem ser destruídos antes para que não sejam acessados por ninguém tanto online quanto offline.
Os documentos essenciais devem ser destruídos depois de conservados por um determinado período ou depois de se tornarem inúteis.
Quanto tempo para manter os documentos?
| Tipos | de Payback |
| Armazenamento de documentos | Três a sete anos |
| Registros bancários e documentos de reembolso de impostos | Mais de uma década |
Quando a vida financeira vai se complicando, fica difícil para um indivíduo saber por quanto tempo guardar documentos e quando se livrar deles. As declarações fiscais são a parte mais importante da história financeira de uma pessoa a ser mantida armazenada.
Por definição, um documento é um registro ou arquivo de um evento ou coisa necessária em cada caminho da vida que deve ser armazenado com segurança de acordo com sua necessidade. Estes incluem faturas, testamentos, ordens executivas, especificações de produtos e muitos outros.
Deve-se manter uma cópia impressa ou eletrônica da declaração de imposto e de quaisquer pagamentos feitos ao governo por toda a vida. É melhor manter um registro dos principais eventos financeiros, como arquivamentos ou documentos legais, para permanecer seguro.
As pessoas podem facilmente ter acesso aos seus documentos sem papel online e armazená-los com segurança. Após a apresentação de uma declaração, o IRS pode solicitar documentação de suporte por alguns anos de acordo com as condições de depósito. Uma das boas ideias é armazenar os documentos relacionados às declarações de impostos, como arquivos bancários e de corretagem, despesas com mensalidades e notas de doação de caridade por três a sete anos.
Os extratos bancários e de crédito regulares devem ser armazenados on-line se alguém quiser ficar sem papel. Além disso, os contracheques devem ser mantidos em segurança quando chegar a temporada de impostos para cumprir a precisão do formulário exigido.
Não é necessário manter as contas de casa e de celular por um longo período para fins fiscais. Devem ser eliminados após a verificação dos pagamentos.
Por que manter documentos por tanto tempo?
É muito importante manter os documentos seguros em formato digital ou em papel. Nesta era digital, o método eletrônico pode ser útil e prejudicial ao mesmo tempo. Pode haver roubo, crimes cibernéticos, fraudes pelas quais se pode perder todos os arquivos importantes.
Para armazenar o documento digitalmente, é preciso mantê-lo seguro com uma senha complexa. A senha fornecida deve ser diferente das usadas em outras contas de mídia social.
Não se deve simplesmente jogar fora os documentos privados em uma grande pilha, pois eles podem ser pegos por um roubo. Eles devem ser investidos em um triturador de corte transversal para destruir os vestígios dos papéis pessoais.
Armazenar documentos em modo digital pode ser útil, pois controla o crescimento dos arquivos e minimiza o espaço de armazenamento. O gerenciamento de registros pode ajudar a manter os documentos confidenciais e protegê-los.
Os documentos físicos podem consumir mais despesas e custar mais tempo para encontrar o documento necessário. No modo digital, os custos operacionais são reduzidos e a eficiência dos funcionários também é melhorada.
Os documentos também podem ser removidos caso o sistema falhe ou um vírus entre nele. Eles podem ser perdidos se esquecerem seus nomes de usuário e senhas para acessá-lo. Pode haver risco de crimes cibernéticos e entradas de dados duplicadas no sistema.
Conclusão
Quando os negócios crescem e se tornam mais amplos, os registros também aumentam e torna-se difícil para a empresa armazená-los fisicamente. Os papéis também ficam danificados após alguns meses devido a situações de incêndio ou inundação.
Portanto, eles devem ser armazenados digitalmente com senhas complexas para permanecer fora de perigo.
As demonstrações financeiras, contas importantes e declarações fiscais devem ser mantidas permanentemente para apresentá-las ao governo em momentos de necessidade. Nos smartphones, o documento é mantido no Google Drive ou no Microsoft Onedrive. Portanto, o sistema deve conter software antivírus para evitar vírus.
É importante manter os registros adequadamente para que ninguém possa fazer mau uso deles.
Referências
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