Přesná odpověď: 3 až 7 roky
V tomto elektronickém světě je každá záležitost dostupná v online nebo offline režimu. Patří sem také účetní závěrky, účty, vstupenky, daňová přiznání a mnoho důležitých dokumentů. Musely být zachovány podle jejich důležitosti.
Protecting the necessary documents might seem harder to many people. Each day there happens a case of bankruptcy, theft, cybercrime, and other fraudulent activities.
Někteří lidé se domnívají, že dokumenty musí být předem zničeny, aby k nim neměl kdokoli jak online, tak offline přístup.
Nezbytné dokumenty musí být zničeny po jejich uchování po určitou dobu nebo poté, co se stanou nepoužitelnými.
Jak dlouho uchovávat dokumenty?
| Typ nemovitosti | Období |
| Ukládání dokumentů | Tři až sedm let |
| Bankovní záznamy a doklady o vrácení daně | Více než deset let |
Když se finanční život komplikuje, je pro jednotlivce obtížné vědět, jak dlouho dokumenty uchovávat a kdy se jich zbavit. Daňová přiznání jsou nejdůležitější součástí finanční historie, kterou je třeba uchovávat.
Podle definice je dokument záznamem nebo souborem události nebo věci požadované v každé cestě života, která musí být bezpečně uložena podle jejich požadavků. Patří mezi ně faktury, závěti, exekutivní příkazy, specifikace produktů a mnoho dalších.
Jeden musí uchovávat tištěnou nebo elektronickou kopii daňového přiznání a všech plateb odvedených vládě po celý život. Je lepší uchovávat záznamy o hlavních finančních událostech, jako jsou právní podání nebo dokumenty, abyste zůstali v bezpečí.
Lidé mohou snadno získat přístup ke svým bezpapírovým dokumentům online a bezpečně je uložit. Po podání přiznání může IRS požádat o podpůrnou dokumentaci na několik let podle podmínek podání. Jedním z dobrých nápadů je uchovávat dokumenty týkající se daňových přiznání, jako jsou bankovní a makléřské soubory, náklady na školné a účty za charitativní dary, po dobu tří až sedmi let.
Pravidelné bankovní a úvěrové výpisy musí být uloženy online, pokud někdo chce být bezpapírový. Také výplatní pásky musí být uchovány v bezpečí, když přijde daňové období, aby byla splněna přesnost požadovaného formuláře.
Není nutné uchovávat účty za domácnost a účty za mobilní telefony po dlouhou dobu pro daňové účely. Po ověření plateb musí být zlikvidovány.
Proč uchovávat dokumenty tak dlouho?
Je velmi důležité uchovávat dokumenty v bezpečí v digitálním formátu nebo v papírovém režimu. V této digitální éře může být elektronická metoda užitečná i škodlivá zároveň. Může docházet ke krádežím, kyberzločinům, podvodům, při kterých lze ztratit každý důležitý soubor.
Chcete-li dokument uložit digitálně, musíte jej uchovat v bezpečí pomocí složitého hesla. Zadané heslo se musí lišit od hesel používaných v jiných účtech sociálních médií.
Soukromé dokumenty by se neměly jen tak vyhazovat na velkou hromadu, protože je může chytit krádež. Musí být investovány do příčného skartovače, aby se zničily stopy osobních dokumentů.
Ukládání dokumentů v digitálním režimu může být užitečné, protože řídí růst souborů a minimalizuje úložný prostor. Správa záznamů může pomoci udržet dokumenty v tajnosti a zabezpečit je.
Fyzické dokumenty mohou spotřebovat více výdajů a stát více času na nalezení požadovaného dokumentu. V digitálním režimu se snižují provozní náklady a zlepšuje se také efektivita zaměstnanců.
Dokumenty lze také odstranit v případě, že systém selže nebo se do něj dostane virus. Mohou být ztraceni, pokud zapomněli svá uživatelská jména a hesla pro přístup k nim. Může hrozit riziko kybernetické kriminality a duplicitního zadávání dat do systému.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Když podniky rostou a rozšiřují se, záznamy také neustále přibývají a pro společnost je obtížné je fyzicky uložit. Papíry se také po několika měsících poškodí v důsledku požárů nebo povodní.
Proto musí být uloženy digitálně se složitými hesly, aby zůstaly mimo nebezpečí.
Účetní závěrky, důležité účty a daňová přiznání musí být trvale uchovávány, aby je bylo možné v případě potřeby předložit vládě. V chytrých telefonech je dokument uložen na Disku Google nebo Microsoft Onedrive. Systém proto musí obsahovat antivirový software, který zabrání virům.
Je důležité řádně uchovávat záznamy, aby je nikdo nemohl zneužít.
Reference
Vynaložil jsem tolik úsilí, abych napsal tento blogový příspěvek, abych vám poskytl hodnotu. Bude to pro mě velmi užitečné, pokud zvážíte sdílení na sociálních sítích nebo se svými přáteli / rodinou. SDÍLENÍ JE ♥️
