Točan odgovor: 3 do 7 godina
U ovom elektroničkom svijetu svaka je stvar dostupna u online ili offline načinu rada. To također uključuje financijska izvješća, račune, karte, porezne prijave i mnoge bitne dokumente. Trebalo ih je očuvati prema njihovoj važnosti.
Zaštita potrebnih dokumenata mnogima se može činiti teža. Svaki dan dogodi se slučaj bankrota, krađe, kibernetičkog kriminala i drugih prijevarnih aktivnosti.
Neki ljudi vjeruju da se papiri moraju prethodno uništiti kako im nitko ne bi pristupio online i offline.
Bitne isprave moraju se uništiti nakon što su se čuvale određeno vrijeme ili nakon što postanu neupotrebljive.
Koliko dugo čuvati dokumente?
| Tipovi | Razdoblje |
| Skladištenje dokumenata | Tri do sedam godina |
| Bankovni zapisi i dokumenti o povratu poreza | Više od desetljeća |
Kada se financijski život zakomplicira, pojedincu postaje teško znati koliko dugo pohraniti dokumente i kada ih se riješiti. Porezne prijave najvažniji su dio nečije financijske povijesti koji treba čuvati.
Po definiciji, dokument je zapis ili datoteka događaja ili stvari koja je potrebna u svakom životnom putu koja se mora sigurno pohraniti u skladu s njihovim zahtjevima. To uključuje fakture, oporuke, izvršne naloge, specifikacije proizvoda i mnoge druge.
Čovjek mora cijeli život čuvati tiskanu ili elektroničku kopiju porezne prijave i svih uplata izvršenih državi. Bolje je voditi evidenciju o velikim financijskim događajima kao što su pravni podnesci ili dokumenti kako biste ostali sigurni.
Ljudi mogu lako imati pristup svojim dokumentima bez papira na mreži i sigurno ih pohraniti. Nakon podnošenja povrata, Porezna uprava može tražiti popratnu dokumentaciju nekoliko godina u skladu s uvjetima podnošenja. Jedna od dobrih ideja je pohranjivanje dokumenata povezanih s poreznim prijavama kao što su bankovni i brokerski dosjei, troškovi školarine i računi za dobrotvorne donacije tri do sedam godina.
Uobičajeni bankovni i kreditni izvodi moraju biti pohranjeni online ako netko želi ostati bez papira. Također, isplate se moraju čuvati na sigurnom kada dođe porezna sezona kako bi se ispunila točnost traženog obrasca.
Nije potrebno dugo čuvati kućne račune i račune za mobitel u porezne svrhe. Moraju se zbrinuti nakon provjere plaćanja.
Zašto čuvati dokumente toliko dugo?
Vrlo je važno čuvati dokumente na sigurnom u digitalnom ili papirnatom obliku. U ovoj digitalnoj eri, elektronička metoda može biti korisna ali i štetna u isto vrijeme. Može doći do krađe, cyber kriminala, prijevara kojima se može izgubiti svaka važna datoteka.
Da bi se dokument pohranio digitalno, potrebno ga je čuvati složenom lozinkom. Navedena lozinka mora se razlikovati od onih koje se koriste na drugim računima društvenih medija.
Privatne dokumente ne treba tek tako baciti na veliku hrpu jer ih može zateći krađa. Moraju se uložiti u sjeckalicu kako bi se uništili tragovi osobnih dokumenata.
Pohranjivanje dokumenata u digitalnom načinu može biti korisno jer kontrolira rast datoteka i smanjuje prostor za pohranjivanje. Upravljanje zapisima može pomoći u održavanju povjerljivosti dokumenata i njihovoj zaštiti.
Fizički dokumenti mogu zahtijevati više troškova i više vremena za pronalaženje traženog dokumenta. U digitalnom načinu rada smanjuju se operativni troškovi i poboljšava se učinkovitost zaposlenika.
Dokumenti se također mogu ukloniti u slučaju kvara sustava ili ulaska virusa u njega. Mogu se izgubiti ako su zaboravili svoja korisnička imena i lozinke za pristup. Može postojati rizik od kibernetičkog kriminala i dvostrukih unosa podataka u sustav.
Zaključak
Kada poduzeća rastu i šire se, zapisi se također povećavaju i tvrtki postaje teško fizički ih pohraniti. Papiri se također oštećuju nakon nekoliko mjeseci zbog požara ili poplava.
Stoga se moraju digitalno pohraniti sa složenim lozinkama kako bi ostali izvan opasnosti.
Financijska izvješća, važni računi i porezne prijave moraju se trajno čuvati kako bi se predstavili vladi u vrijeme potrebe. Na pametnim telefonima dokument se čuva ili na Google disku ili Microsoft Onedriveu. Stoga sustav mora sadržavati antivirusni softver za sprječavanje virusa.
Važno je pravilno voditi evidenciju kako ih nitko ne bi mogao zloupotrijebiti.
Reference
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
